Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR)

Goed bestuur en aansprakelijkheid

In de WBTR is bepaald dat bestuursleden zich moeten laten leiden door het belang van de vereniging of stichting. Dit klinkt logisch, maar is nu in de wet vastgelegd. Goed bestuur gaat onder meer over integriteit, transparantie, verantwoording afleggen en een zorgvuldige omgang met de financiën van de vereniging. Als je niet aan de normen van goed (sport)bestuur voldoet, kan er sprake zijn van onbehoorlijk bestuur en dat kan leiden tot aansprakelijkheid.

In eerste instantie is de vereniging zelf aan te spreken op het niet nakomen van afspraken of eventuele schade aan derden. Het kan gebeuren dat je daarvoor als bestuurder aansprakelijk wordt gesteld. Die mogelijkheid doet zich voor als de bestuurder onbehoorlijk bestuur kan worden verweten. Een bestuurslid kan ook persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor alle geleden schade, ook al zijn andere bestuursleden medeaansprakelijk. Dat noemen we hoofdelijke aansprakelijkheid. Wanneer je als bestuur en/of als individuele bestuurslid aansprakelijk wordt gesteld is het belangrijk dat je kunt aantonen dat je als bestuur zorgvuldig hebt gehandeld.

Hoe kun je voorkomen dat je als bestuurslid onbehoorlijk bestuur wordt verweten?
Als bestuur wil je voorkomen dat je onbehoorlijk bestuur wordt verweten. In dat geval loop je namelijk het risico dat je persoonlijk aansprakelijk wordt gesteld. Het is daarom verstandig om de volgende maatregelen te nemen:

– Controleer of alle huidige bestuurders staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en of de meest recente statuten zijn gedeponeerd (meestal doet de notaris dit voor jullie). Zorg er ook voor dat oud bestuurders zijn uitgeschreven. Via https://www.kvk.nl/advies-en-informatie/overheid/organiseer-je-vereniging-goed-5-tips/ krijg je handvatten om je vereniging goed te organiseren.

– Informeer alle bestuursleden en eventueel nieuwe bestuursleden goed over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun handelen als bestuurslid van de vereniging. Het is ook belangrijk dat bestuursleden bekend zijn met de afspraken die zijn vastgelegd in statuten en bestuursreglementen (en/of in notulen) en zich daaraan houden.

– Bespreek met elkaar of de taakverdeling binnen het bestuur duidelijk is. Hoewel sommige taken regelmatig door bestuurders alleen worden uitgevoerd, zorgt een “vier-ogenbeleid” ervoor dat taken zorgvuldiger worden uitgevoerd. Dit betekent dat je bij grote of belangrijke zaken altijd een andere bestuurder laat meekijken. Het is handig om vaste koppels te maken, dan ligt ook vast wie in geval van nood/overmacht de vervanger is.

– Het is verstandig financiële afspraken te maken en vast te leggen met betrekking tot het doen van uitgaven en besluitvorming over investeringen. Pas het vier-ogen principe toe bij financiële besluiten en handelingen en bij het aangaan van overeenkomsten.

– Leg afspraken met derden altijd schriftelijk vast en laat je bij beslissingen met grote financiële gevolgen adviseren (bijv. door een adviescommissie of extern deskundige). Zie er binnen het bestuur met elkaar op toe dat ieder bestuurslid zich houdt aan de wet (niet alleen de WBTR maar bijvoorbeeld ook de AVG), de statuten en eventuele bestuursreglementen. Je bent ook aansprakelijk als je medebestuurders fouten hebben gemaakt.

– Leg besluiten en belangrijke afspraken in bestuursnotulen en/of een besluitenlijst vast.

– Bespreek binnen het bestuur of de WBTR aanleiding is tot wijziging van statuten en/of reglementen van de vereniging.  Wijs een bestuurslid aan dat hiervoor verantwoordelijk is en het proces in gang zet en bewaakt.

Goed om te weten
De KNSB heeft voor al haar leden een bestuurders aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Deze verzekering biedt dekking wanneer je als bestuurder aansprakelijk wordt gesteld. Zie https://knsb.nl/algemeen/bestuurdersaansprakelijkheid/

Tegenstrijdig belang

Er is sprake van tegenstrijdig belang wanneer je als bestuurslid een persoonlijk belang hebt bij een beslissing van het bestuur dat tegenstrijdig kan zijn met het belang van de vereniging. Het maakt daarbij niet uit of de vereniging er daadwerkelijk nadeel van ondervindt of niet.  Een bestuurslid met een persoonlijk belang mag niet deelnemen aan de beraadslaging en besluitvorming. Als er meerdere bestuurders zijn met een tegenstrijdig belang, waardoor een bestuur geen besluit kan nemen, dan neemt de ALV het besluit. Statuten moeten aangeven hoe de besluitvorming in dat geval plaatsvindt. De modelstatuten van de KNSB bevatten een bepaling over tegenstrijdig belang. Het is belangrijk om de juiste formulering over te nemen want de tegenstrijdig-belang-regeling van de WBTR geldt direct per 1 juli 2021 en verkeerd geformuleerde bepalingen in de huidige statuten vervallen.

Hoe gaat de vereniging om met tegenstrijdig belang?
Bespreek het onderwerp in het bestuur en maak afspraken hoe je met een dergelijke situatie omgaat. Spreek af dat bij beslissingen van het bestuur altijd wordt gecheckt of sprake is van een tegenstrijdig belangsituatie. Je kunt ook de afspraak maken dat een bestuurslid áltijd zelf meldt als er sprake is van een persoonlijk belang. In die situaties praat en beslist het betreffende bestuurslid niet mee over het onderwerp.

Maak ook een afspraak hoe het bestuur omgaat met de situatie dat meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben. Het is dan bijvoorbeeld aan de ALV van de vereniging om een besluit te nemen, tenzij het in de statuten anders is geregeld. Leg die afspraken vast. Het is verstandig om dat te doen in de statuten van de vereniging zodat de afspraken ook voor nieuwe bestuursleden duidelijk zijn.

Voorbeeld: Een van de bestuursleden van vereniging ‘Schaatze’ is ook trainer bij de vereniging. Bij ‘Schaatze’ wordt elke drie jaar het beleid rondom de trainersvergoedingen geëvalueerd door het bestuur en indien nodig bijgesteld. Het bestuurslid die ook trainer is heeft direct een persoonlijk belang bij de hoogte van de trainersvergoeding. Dit persoonlijk belang kan strijdig zijn met het verenigingsbelang. Het bestuur van de vereniging heeft het volgende afgesproken: ‘Elke bestuurder meldt zich direct bij de andere bestuursleden wanneer er een (potentieel) tegenstrijdig belang is. Het bestuurslid neemt niet deel aan het overleg en de besluitvorming over een onderwerp met voor hem/haar een (potentieel) tegenstrijdig belang’. De secretaris legt daarom in de notulen vast bij het onderwerp trainersvergoedingen dat het betreffende bestuurslid niet heeft meegedaan aan het overleg en niet heeft mee besloten.

Ontstentenis en belet (afwezigheid van een bestuurslid)

In de WBTR staat ook een belet- en ontstentenisregeling. De wet spreekt over belet als een bestuurslid tijdelijk afwezig is, bijvoorbeeld wegens vakantie of ziekte. Ontstentenis wil zeggen dat iemand definitief geen bestuurslid meer is. Dat kan het gevolg zijn van overlijden, schorsing of ontslag. Hoe je omgaat met de situatie dat één of meer bestuursleden niet aanwezig zijn moet je vastleggen in een belet- en ontstentenisregeling.  Die regeling moet in de statuten staan. Dat hoeft niet direct maar bij de eerstvolgende statutenwijziging. In de nieuwe modelstatuten van de KNSB is een belet- en ontstentenisregeling opgenomen.

Hoe gaat de vereniging om met ontstentenis en belet?
Bespreek in het bestuur hoe je omgaat met belet en ontstentenis en leg de afspraken daarover vast in de notulen. Neem bij de eerstvolgende statutenwijziging de regeling op in de statuten. Je kunt gebruik maken van de KNSB modelstatuten waarin de regeling is opgenomen. Als vereniging kun je ook een continuïteitscommissie instellen die bij ontstentenis of belet van alle bestuursleden de bestuursverantwoordelijkheid overneemt.

Voorbeeld: Het bestuur van schaatstrainingsgroep ABC bestaat uit 3 leden. ​Helaas worden zij alle drie ziek. Er kan niet bestuurd worden (= belet), terwijl er onder andere trainingskaarten aangevraagd, wedstrijdinschrijvingen geregeld en afspraken ijshuur gemaakt moeten worden.​In de statuten van STG ABC is vastgelegd dat ‘de ALV bevoegd is om één of meerdere personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de organisatie te voorzien.’​ Dit heeft de vereniging uitgewerkt door in een ALV een continuïteitscommissie in te stellen die bestaat uit drie oud-bestuurders. Het bestuur schakelt de continuïteitscommissie in om tijdelijk de vereniging te besturen, zodat onder andere de trainingskaarten, wedstrijdinschrijvingen en ijshuur tijdig geregeld zijn.

Meervoudig stemrecht

Meervoudig stemrecht betekent dat een bestuurslid meer dan één stem kan uitbrengen bij een bestuursbesluit. Volgens de WBTR mag een bestuurslid wel meer stemmen hebben dan een ander bestuurslid maar één persoon mag nooit meer dan 50% van alle stemmen hebben. Het kan wel zo zijn dat één bestuurslid een doorslaggevende stem heeft, maar dat kan niet het geval zijn in situaties met twee bestuursleden, want dan zou hij meer dan 50% van de stemmen hebben. Deze situaties zullen zelden voorkomen bij sportverenigingen. Als er nu een dergelijke regeling in de statuten staat, dan vervalt deze automatisch na 5 jaar.

Moet de vereniging maatregelen nemen met betrekking tot meervoudig stemrecht?
Controleer of jullie een bepaling hebben over meervoudig stemrecht in jullie statuten of huishoudelijk reglement. In de modelstatuten van de KNSB staat geen bepaling over meervoudig stemrecht. Als jullie vereniging wel een bepaling over meervoudig stemrecht bevat, check dan of de regeling voldoet aan de eisen van de WBTR. We adviseren in dat geval de statuten daar zo snel mogelijk op aan te passen. Dat moet uiterlijk in 2026 zijn gebeurd.

Toezicht

In een vereniging kunnen er organen zijn die belast zijn met toezicht op de gang van zaken. Dat kan in de vorm van afzonderlijke organen zoals een raad van toezicht of een raad van commissarissen. Het kan ook geregeld zijn binnen het bestuur van de vereniging (het monistische of one-tier-model). In dat geval zijn er uitvoerende (bijvoorbeeld een dagelijks bestuur) en toezichthoudende bestuurders (een algemeen bestuur waaronder de voorzitter). Overigens moeten al deze bestuurders als zij benoemd zijn worden ingeschreven bij de KvK. De WBTR legt ook de taken en bevoegdheden van toezichthouders binnen een vereniging vast.  Voor toezichthouders gelden dezelfde regels uit de WBTR als voor bestuursleden! Ook zij kunnen persoonlijk aansprakelijk worden gesteld bij onbehoorlijk bestuur.

Wat moet de vereniging vastleggen over Toezicht?
De meeste schaats- en inlineskateverenigingen zullen geen aparte toezichthouders kennen. Het is van belang goed vast te leggen of in de vereniging sprake is van toezichthouders. Ook is het goed om vast te leggen wanneer geen sprake is van toezichthouders zoals in de WBTR wordt bedoeld. Daar kunnen dan later nooit misverstanden over bestaan. Benoem dus alle commissies binnen de vereniging en leg dat vast. Als ze geen toezichthoudende taak hebben, vermeld dat er dan nadrukkelijk bij. Bij een Raad van Toezicht is er geen twijfel. Bij een kascommissie bijvoorbeeld is het goed dat te vermelden zodat duidelijk is dat deze niet als toezichthouder moeten worden beschouwd.