Een beleidsplan is over het algemeen niet iets wat elk lid van een sportvereniging tot zich neemt. Toch is het maken van zo’n plan enorm belangrijk voor elke club. Bij Schaats- en Skeelervereniging Oudewater besloten ze de leden nauw te betrekken bij de totstandkoming van het beleidsplan en dat heeft zijn vruchten afgeworpen, volgens voorzitter Tom Streng. “Ons beleid wordt nu breed gedragen binnen de vereniging omdat er zoveel mensen aan hebben meegewerkt.”
Toen Tom Streng in 2006 aantrad als voorzitter van SVO waren er veel ontwikkelingen gaande binnen de vereniging. “Er gebeurde destijds heel veel binnen de vereniging. Er werd onder meer een skeelerbaan aangelegd en daar ging veel aandacht naar uit. Doordat we een eigen baan kregen en met het inlineskaten een nieuwe sport bij de vereniging kregen, was een beleidsplan erg belangrijk om structuur te geven aan de organisatie van de verenging. We hebben toen een eerste beleidsplan geschreven, waar de leden zijdelings bij betrokken waren. Iedereen zat toen in een flow van succes en de leden waren ook enthousiast over de nieuwe ontwikkelingen.”
Na vier jaar was het tijd voor een nieuw beleidsplan en het bestuur besloot het oor nog meer te luister te leggen bij de leden. “We hebben destijds een commissie gevormd, bestaande uit twee bestuursleden en twee leden van onze vereniging die verder geen rol bekleedden bij SVO”, legt Streng uit.
“Samen hebben we een aantal thema’s geformuleerd en interviews afgenomen met meerdere kleine groepjes. Die groepen bestonden uit zes tot acht personen en waren samengesteld uit leden van onze vereniging. We hebben ervoor gezorgd dat we vertegenwoordigers uit iedere groep binnen de vereniging hadden, zoals bijvoorbeeld wedstrijdschaatsers, recreatieve schaatsers en skeeleraars. We benaderden iedereen persoonlijk en dat is enorm belangrijk. Iedereen reageerde namelijk enthousiast en was bereid te helpen.”
De uitkomsten uit de interviews met de leden werden gebundeld en geanalyseerd. Volgens Streng kwam er heel veel nuttige informatie uit die gesprekken. “De sterke en zwakke punten en kansen en bedreigingen voor de vereniging kwamen naar voren. Dat was erg waardevolle informatie.”
Daarnaast stelde de vereniging enkele kernwaarden op, aan de hand van de input van ongeveer dertig leden. Zij konden vijf thema’s kiezen uit een lange lijst met kernwaarden. Uiteindelijk werden er zes kernwaarden bepaald: plezier, samenwerking, laagdrempelig, communicatie, ontwikkeling en continuïteit. Deze kernwaarden lopen nu als een rode draad door SVO. Bij het werven van vrijwilligers en het aanstellen van trainers wordt altijd gekeken of de persoon zich kan vinden in de kernwaarden en of diegene daarbij past. “De kernwaarden zijn heel belangrijk voor ons. Zelfs essentieel”, zegt Streng daarover.
Om iedereen binnen de vereniging bewust te maken van die kernwaarden werd het beleidsplan kort en bondig samengevat. Streng: “Er is vrijwel geen enkel lid geïnteresseerd in een dik beleidsplan. Maar we wilden de leden wél bereiken, dus hebben zij allemaal twee mooi vormgegeven pagina’s gekregen met daarin een samenvatting van ons beleidsplan.”
De kern van de boodschap van Streng is dat het betrekken van je leden bij beleid maken enorm belangrijk is. “Ons beleid wordt nu breed gedragen binnen de vereniging omdat er zoveel mensen aan hebben meegewerkt. Alle neuzen staan weer dezelfde kant op. Bovendien wisten wij precies aan welke punten we moesten werken. Zo was er in de Technische Commissie wat ruis tussen de schaats- en inline skatetrainers. Door ons beleidsplan en de kernwaarden vast te stellen, verloopt die samenwerking een stuk soepeler en zijn het zomer- en winterprogramma veel beter op elkaar afgestemd. Bovendien is één van de vier mensen met wie we zijn begonnen het nieuwe beleidsplan te maken, nu voorzitter van de Technische Commissie. En dat terwijl hij een paar jaar geleden nog niets deed binnen de vereniging. Dat is toch mooi!”
Op 19-jarige leeftijd is Oscar Rijpstra al bestuurslid van de Oosterbeekse IJsvereniging. De student ICT houdt zich bij de vereniging voornamelijk bezig met de IT. Rijpstra over het maken van een website, de jongste zijn in een bestuur en drijfveren om je in te zetten voor je vereniging.
Als jonge jongen kwam Rijpstra ’s winters al regelmatig op de ijsbaan van OIJV. Met zijn vriendjes ging hij na schooltijd schaatsen als het weer het toeliet. Ook toen hij ouder werd, was Rijpstra nog vaak te vinden bij de ijsvereniging. “Het is voor mij en mijn vrienden een plek om samen te komen. Zo is mijn binding met de vereniging ontstaan.”
Rijpstra is geïnteresseerd in technologie en heeft de nodige kennis van software en websites maken. Het viel hem een paar jaar geleden op dat de site van OIJV verouderd was. Rijpstra bood zijn diensten aan en ging aan de slag. “Ik vind het leuk om websites te maken en die van de club kon wel een likje verf gebruiken. Van het bestuur kreeg ik toestemming en zo kwam de nieuwe site tot stand. Toen ben ik mij steeds meer gaan verdiepen in de vereniging en heb ik gekeken of ik andere dingen met behulp van technologie makkelijker kon maken. Ik zag kansen om verscheidene zaken te automatiseren, zodat de bestuursleden zich konden focussen op de hoofdzaken in plaats van bijvoorbeeld de administratie.”
Rijpstra legde zijn plannen aan het bestuur voor, kreeg groen licht en zette onder meer het ledenbestand over naar een nieuw systeem. Vlak voordat de schaatsgekte in februari van dit jaar losbarstte was het systeem – waarin leden zelf hun abonnement kunnen beheren – klaar. Het kon meteen worden getest, omdat er voor de reservering op de ijsbaan werd gewerkt met tijdsloten. Het systeem werkte naar tevredenheid en bood de vereniging veel inzichten.
Vanwege zijn inspanningen voor OIJV en zijn kennis over IT werd Rijpstra gevraagd zitting te nemen in het bestuur. Nadat hij een keer een vergadering had bijgewoond, zegde de student toe. “Tijdens die vergadering werd er onder meer gesproken over sponsorgeld, het nieuwe clubgebouw en de bouw daarvan. Ik vind het interessant en leuk daarover mee te praten. Daarnaast kan ik met mijn kennis van IT ook echt een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van de club. Bovendien heb ik als jongere op sommige zaken een net iets andere kijk dan de overige bestuursleden. Diversiteit in een bestuur is alleen maar goed.”
Als 19-jarig bestuurslid is Rijpstra een uitzondering in de sportwereld, waar over het algemeen vooral ouderen zitting hebben in besturen. De student legt uit waarom hij zich op zijn plek voelt bij OIJV. “Ik ben verbonden met de vereniging en heb interesse in schaatsen. Daarnaast wil ik een verandering bewerkstelligen en zo mijn steentje bijdragen om de club verder te helpen. Ik schaats al zolang bij OIJV. Ik vind het leuk dat ik nu iets terug kan doen voor al die jaren dat ik bij de club heb kunnen schaatsen. Verder zit het in mijn karakter om altijd dingen te willen verbeteren en die vrijheid krijg ik bij OIJV. Ik heb een passie voor software en kan mijn hobby uitoefenen bij de vereniging. Een ander is misschien heel handig in klussen, of is goed in auto’s repareren. Elke vereniging heeft mensen met verschillende expertises nodig en er is altijd wel iets te doen bij een club. Ik leer als bestuurslid ook heel veel over allerlei verschillende zaken. Daarom kan ik het anderen zeker aanraden actief te worden als vrijwilliger.”
Ter ere van het 50-jarig jubileum richtte STV Lekstreek in 2015 de ‘Club van 50’ op, wat daarna uitmondde in een businessclub. Vanuit de vereniging werd dit jaar voor het eerst een businessevent georganiseerd, en met succes. STV Lekstreek begroette al acht nieuwe sponsors. “De kracht van onze businessclub is dat het laagdrempelig en toegankelijk is.”
Een aantal jaren geleden werden bij STV Lekstreek de koppen bij elkaar gestoken om een sponsorplan te schrijven. De vereniging had voor het 50-jarig jubileum in 2015 50 sponsors bereid gevonden financieel te helpen bij het vieren van de mijlpaal en het wilde deze bedrijven graag een platform geven waar ze elkaar konden ontmoeten. “We hebben een piramide voor sponsors ontwikkeld. Daarin staat de hoofdsponsor bovenin, met daaronder de leden van de businessclub, die vier verschillende pakketten kunnen afnemen.”
Het initiële idee was twee keer per jaar een evenement voor de sponsors te organiseren. Maar dat lukte aanvankelijk niet. In oktober van dit jaar vond dan toch het eerste businessevent plaats en dat was volgens Van Dobbenburgh een groot succes. “Onze businessclub telde destijds 23 leden en we hadden tussen de 50 en 60 deelnemers aan het evenement. De huidige leden konden introducés meenemen en geïnteresseerden waren ook welkom.”
STV Lekstreek had een avondvullend programma samengesteld. Marco Hoogerland van de talentenacademie was de hoofdspreker. Hij ging onder meer in gesprek met Patrick Roest en Hein Otterspeer, twee leden van de vereniging. “We hebben de aanwezigen ook nog een aantal stellingen voorgelegd en een buffet aangeboden. Tot slot kon iedereen vrij netwerken”, aldus Van Dobbenbergh.
Bijna twee maanden na het event hebben zich al 8 nieuwe sponsors gemeld. En er zijn nog veel meer bedrijven die interesse hebben getoond. “De kracht van de businessclub is dat het laagdrempelig is. Het kost niet veel geld om lid te worden. De businessclub is dus voor iedereen toegankelijk. Daarnaast is het een platform om te netwerken en nieuwe mensen te leren kennen.”
STV Lekstreek geeft haar sponsors ook veel publiciteit, onder meer via het clubblad en de online kanalen. Van Dobbenburgh: “We kijken ook altijd wat we voor elkaar kunnen betekenen en met elkaar kunnen doen. Een goed voorbeeld is de nieuwe website die we momenteel aan het ontwikkelen zijn. We hebben bij het benaderen van bedrijven direct gevraagd of ze ook wilden toetreden tot de businessclub. We proberen altijd win-win-win-situaties te creëren, waarbij zowel de club, de leden als de sponsor profiteert.”
Volgens Van Dobbenburgh is het hard werken om nieuwe sponsors te binden, maar werpt het wel zijn vruchten af. “Het kost tijd en energie om een sponsorplan te maken en een standaardpresentatie voor te bereiden. Dit helpt wel enorm bij het benaderen van potentiele sponsors. Daarnaast zou ik iedereen willen aanraden buiten de kaders te denken. Denk in mogelijkheden. Bij ons iedereen welkom, want wie het kleine niet eert, is het grote niet weert. We blijven in contact met onze sponsors en zijn nu druk bezig een tweede evenement te organiseren, want het eerste businessevent smaakt naar meer.”
Zoals zoveel verenigingen had ook de Deventer IJsclub vorig jaar behoefte aan vrijwilligers. Om leden en ouders van jeugdleden te enthousiasmeren maakte de club een menukaart en wierf het op twee verschillende momenten nieuwe vrijwilligers bij de ijsbaan. Het resultaat mag er wezen: 101 nieuwe vrijwilligers meldden zich aan.
Het was niet dat de Deventer IJsclub direct verlegen zat om nieuwe vrijwilligers, maar voor bepaalde rollen was niemand beschikbaar, legt bestuurslid Tossa Heesen uit. “Het idee was een pool van mensen samen te stellen, zodat we direct een lijstje met namen paraat hadden op het moment dat het nodig zou zijn.”
Binnen de club werd eerst in kaart gebracht welke vrijwilligersfuncties er allemaal waren. Daarna werd een inschatting gemaakt van de tijdsinvestering per week, maand of jaar. De lijst werd aangevuld met functies die officieel nog niet bestonden, maar die in de praktijk wel ingevuld moesten worden. Heesen noemt als voorbeeld de penningmeester. “Het kan heel goed zijn dat de rol van penningmeester te veel werk is voor één persoon. Maar die functie kan prima opgeknipt worden. Dan vullen twee personen de rol van penningmeester in en kunnen zij elkaar aanvullen.”
Nadat de Deventer IJsclub alle vrijwilligersfuncties in kaart had gebracht, werd een soort menukaart gemaakt met daarop de titel van de functie, een korte beschrijving en de tijdsinvestering. “Deze informatie stond op een A4, met daaronder een inschrijflijst. Zo konden mensen zich eenvoudig aanmelden als vrijwilliger voor een bepaalde klus”, legt Heesen uit.
Op een donderdagavond en zaterdagochtend – twee momenten waarop veel leden van de Deventer IJsclub schaatsen – zette de club verschillende kraampjes neer bij de ingang van de schaatshal om zo de aandacht van de leden te trekken. “We maakten als het ware ons eigen uitzendbureau. We presenteerden onze ‘vacatures’ en maakten mensen enthousiast”, zegt Heesen.
“Deze aanpak had een aanzuigende werking. Als je bekenden op de lijst ziet staan, of ziet dat het druk is bij de kraampjes ben je zelf ook eerder geneigd te helpen. We waren in totaal met vijf mensen om alles in goede banen te leiden. Eén iemand stond bij de ingang om iedereen te attenderen op onze kraampjes en de overige vier personen hielpen de mensen. Op twee dagen hebben we zo goed als iedereen die betrokken is bij de club bereikt. In totaal zijn er 102 rollen ingevuld, waarbij sommige mensen zich voor meerdere rollen hebben aangemeld.”
Door het grote aantal nieuwe vrijwilligers dat zich heeft aangemeld begeeft de Deventer IJsclub zich min of meer in een luxepositie. “De helft van de mensen die zich heeft ingeschreven, is nog niet actief als vrijwilliger. Maar dat gaat deze winter zeker veranderen, als we weer allerlei activiteiten gaan organiseren”, aldus Heesen.
Bijzonder is dat na bijna een jaar nog niemand zich heeft afgemeld als vrijwilliger. Heesen denkt dat het van groot belang is dat vrijwilligers niet het idee hebben dat ze verplicht iets moeten doen. “We hebben bewust kleine rollen gecreëerd, zodat het geen grote tijdsinvestering vraagt. Op die manier hou je het ook laagdrempelig. Ik denk dat dit een van de succesfactoren is geweest van onze actie.”
Veel schaatsverenigingen hebben hun eigen manieren voor het werven van vrijwilligers. Bij SV Rotterdam bekijken ze per evenement of activiteit hoeveel mensen er nodig zijn en benaderen ze de leden persoonlijk. Deze aanpak wordt positief ontvangen door de leden en de vereniging organiseert zelfs meer activiteiten dan een paar jaar geleden.
“Zitting nemen in een evenementencommissie klinkt saai, een feestje organiseren klinkt leuk”, vat voorzitter Sander de Iongh de werkwijze van Schaatsvereniging Rotterdam kort en bondig samen.
Sinds een aantal jaar probeert de club door middel van een nieuwe werkwijze de leden te enthousiasmeren om te helpen bij activiteiten of evenementen. “Als er een initiatief is, zoeken we daar vrijwilligers bij. Vaak trekt iemand binnen het bestuur de kar en zorgt hij of zij er ook vaak voor dat er voldoende leden zijn die helpen. Zij helpen dan alleen bij activiteit X of Y. Ze zitten verder nergens aan vast voor een langere periode. Dat werkt goed.”
Schaatsvereniging Rotterdam kruipt in de huid van de vrijwilligers en splitst de taken op. Mede door deze aanpak is er nooit een tekort aan vrijwilligers en is de sfeer op de club beter dan ooit.
Volgens De Iongh is het belangrijk om mensen persoonlijk te benaderen. “Dat kan tijdens een training, een wedstrijd of in het clubhuis. Onze ervaring is dat het persoonlijk benaderen van mensen voor één bepaald project beter werkt dan hen vragen voor bijvoorbeeld een commissie. Het past beter bij het huidige tijdsbeeld. Zelfs bij grote evenementen, zoals de KPN-cup die georganiseerd wordt op Schaatsbaan Rotterdam zijn er voldoende vrijwilligers.” Samenwerking met andere clubs is ook een goede manier om zaken voor elkaar te krijgen.
SV Rotterdam organiseert tegenwoordig meer activiteiten dan een paar jaar geleden en de club gebruikt ook nieuwe communicatiemiddelen om vrijwilligers te werven. Zo wordt er regelmatig een oproep gedaan in de nieuwsbrief en worden mensen benaderd via bijvoorbeeld WhatsApp.
De Iongh: “Mijn gevoel zegt dat wat wij doen, beter past bij de manier waarop mensen nu leven. Natuurlijk is het goed om soms even stil te staan en te overleggen. Maar misschien kunnen we juist wel veel activiteiten organiseren omdat we vrijwilligers op een andere manier benaderen. Vaak werkt het beter als mensen maar één klusje hoeven te doen.”
In het Gelderse Heerde en Wezep kun je vanaf februari 2018 sparen voor fanartikelen van Skeelerclub Oost-Veluwe. Samen met PLUS Supermarkt is een unieke spaaractie opgezet. Met de actie kunnen leden bovendien hun eigen club financieel steunen.
“Normaal gesproken kon je alleen van voetballers plaatjes sparen. Nu kan dat ook voor individuele sporters. We waren meteen enthousiast toen PLUS ons benaderde voor deze actie”, zegt Jannes Wolff van Skeelerclub Oost-Veluwe.
Er wordt van ieder lid een spelersfoto gemaakt en iedereen krijgt vervolgens een eigen online-fanshop waarin allerlei leuke Skeelerclub Oost Veluwe-fanartikelen met de eigen spelersfoto verkrijgbaar zijn. Bij PLUS Supermarkten in Heerde en Wezep kan iedereen die dat wil sparen voor gratis fanartikelen: bij iedere € 10,- boodschappen krijg je een zegel. Deze zegels kunnen vervolgens in de eigen fanshop verzilverd worden en daarmee kun je dus sparen voor je eigen fanartikelen. Natuurlijk kunnen anderen ook sparen voor fanartikelen van hun kind, kleinkind of favoriete speler. Naast leuke artikelen met de spelersfoto zijn er ook artikelen met alleen het Skeelerclub Oost Veluwe-logo.
Een gedeelte van de bestedingen in de fanshop vloeit direct in de clubkas van Skeelerclub Oost Veluwe, maar volgens Wolff is dat zeker niet het belangrijkste doel van de actie. “We doen dit voor onze leden. Voor hen is het erg leuk je eigen plaatje te hebben.”
Tien clubs uit de regio doen mee aan de spaaractie van PLUS en er is al een informatiebijeenkomst geweest. “Er is een landelijk bureau dat deze spaaractie organiseert en PLUS heeft aangeschreven. Er zijn meerdere PLUS Supermarkten in het land die meedoen. Als club hoeven wij weinig te doen. We moeten alleen onze leden mobiliseren om foto’s te maken. En daarnaast gaan we de actie uiteraard promoten via onze eigen kanalen, zoals Facebook en het clubblad.”
Skeelerclub Oost-Veluwe heeft relatief veel leden buiten de regio Heerde/Wezep, maar desondanks denkt Wolff dat er veel gespaard gaat worden. “We hopen natuurlijk dat zoveel mogelijk leden meedoen en gaan sparen. Het enige minpuntje is dat de actie voor ons in het verkeerde seizoen valt. Je kunt vanaf februari beginnen met sparen en wij beginnen pas weer in april met skeeleren. Veel van onze leden zijn nu niet actief. Maar we zijn heel benieuwd en erg enthousiast over de actie.
Het wordt voor veel schaatsclubs steeds moeilijker grote evenementen te organiseren. Zowel om het te financieren, als om het benodigde aantal vrijwilligers op de been te brengen. In Breda hebben vier clubs elkaar gevonden en werd begin januari een Elfstedentocht georganiseerd tijdens het midwinterevenement. Het evenement toont aan dat samenwerking loont.
Wat nu de Alternatieve Elfstedentocht is werd zo’n twintig jaar geleden begonnen door Schaatsvereniging De Striene West-Brabant. In de loop der jaren raakten er steeds meer clubs uit de regio Breda bij het evenement betrokken en nu is de Elfstedentocht een samenwerking tussen De Striene West-Brabant, IJsclub Alblasserwaard, De IJsvrienden en Ballangrud Breda. “Het is langzaam uitgegroeid tot wat het nu is. Het is ook gewoon leuker om zoiets samen te doen. De Elfstedentocht is een activiteittoernooi voor zowel jeugd als volwassenen, waar presteren en plezier samengaan”, legt Teun Schiphouwer van De Striene uit.
Tijdens de Alternatieve Elfstedentocht kon iedereen komen schaatsen in de vorm van een aantal rondjes, 11/22 –33/44 – 66/88 – 110. Langs de 400 meter baan stonden stempelposten. Op het binnenterrein was voor de jongste jeugd een parkoers uitgezet in een winters landschap. “Ook de koek en zopie en bijbehorende dweilbands ontbraken niet”, aldus Schiphouwer. “Mede dankzij de steun van onze hoofdsponsor Klaverblad Verzekeringen hebben we de afgelopen jaren allerlei extra activiteiten kunnen toevoegen aan het programma.”
Schiphouwer benadrukt dat de vier clubs zoveel mogelijk samen optrekken en eenzelfde doel voor ogen hebben. “We willen zoveel mogelijk mensen op het ijs krijgen. Dat is ons doel, daarom mogen leden van de verenigingen ook introducés meenemen. De belangstelling voor het schaatsen neemt af en je moet mensen enthousiast maken voor de sport. Samen kun je meer bereiken en meer mensen aanspreken.”
Tijdens de laatste editie stonden er zo’n 350 mensen op het ijs. Dankzij de samenwerking tussen de vier clubs was alles goed georganiseerd en waren er voldoende vrijwilligers. “Vele handen maken licht werk. Bovendien kunnen we de kosten nu door 4 delen”, zegt Job van Breugel van De IJsvrienden. “Alleen is het bijna niet te doen zo’n groot evenement te organiseren, maar samen kan dat nog wél.”
De vier clubs hebben elkaar gevonden bij de Bredase IJsfederatie, een platform waarin alle clubs die gebruikmaken van de ijsbaan in Breda actief zijn. Van Breugel: “Op deze plek vind je de samenwerking en kun je de krachten bundelen. Soms kun je als het ware meeliften op het succes van een andere vereniging. We hebben allemaal hetzelfde doel voor ogen: de sport promoten en het schaatsen op de ijsbaan in Breda bevorderen. Met de Elfstedentocht doen we dat op een ludieke manier en het werkt.”
Ook Schiphouwer is erg tevreden over de samenwerking tussen de vier clubs. “Met het evenement wil je iets doen voor je huidige leden, maar ook nieuwe leden werven. Het is in ieders belang dat er zoveel mogelijk mensen schaatsen. De truc is een interessant evenement neer te zetten dat tegelijkertijd laagdrempelig is, zodat er zoveel mogelijk mensen op afkomen. Ik denk dat dit heel goed gelukt is.”