14 tips om nieuwe leden welkom te heten

Elke vereniging hoopt dat nieuwe leden zich direct thuis voelen, want een gastvrije sportclub legt een basis voor tevreden, terugkerende sporters. Door nieuwe leden te verwelkomen en aandacht te geven, bind en behoud je hen. Maar hoe kun je nieuwe leden het beste welkom heten bij jouw vereniging? We geven 14 tips.

1. Ondanks corona wordt er weer volop gesport. Hoewel de meeste maatregelen zijn afgeschaft, zijn er nog wel zaken waar je rekening mee moet houden. Voor zowel nieuwe, huidige als proefleden is het belangrijk hen voor aanvang van het seizoen te informeren over de geldende maatregelen en richtlijnen bij de eigen vereniging en de ijsbaan. Hiermee zijn de leden (en hun ouders) op de hoogte van de voorwaarden rondom onder meer trainingen en wedstrijden. Je kunt dit doen via de website, social media en nieuwsbrief. Zorg ook dat op de vereniging en/of ijsbaan eventuele protocollen en richtlijnen duidelijk zichtbaar zijn. Houd knsb.nl/corona in de gaten voor wat de maatregelen betekenen voor het schaatsen en inlineskaten.
2. Organiseer een bijeenkomst voor nieuwe leden om meer informatie over de vereniging te geven. Vraag een aantal mensen van de club iets te vertellen over henzelf en de vereniging. Zo leren de nieuwe leden elkaar kennen én komen ze meer te weten over de club.
3. Stel een gastheer/gastvrouw aan, die voor, tijdens en/of na trainingen het aanspreekpunt voor (ouders van) nieuwe leden kan zijn.
4. Stuur een welkomstmail. Verzend direct na aanmelding van een nieuw lid een mailtje waarin je hem of haar verwelkomt bij de vereniging. Zorg dat de tekst persoonlijk is. Vermeld in de welkomstmail ook direct wat informatie over de vereniging, voeg een routebeschrijving naar de accommodatie toe of verwijs naar het schema van trainingen en/of wedstrijden. Plaats ook altijd een link naar de clubsite en vermeld een emailadres of telefoonnummer voor als iemand vragen heeft. Je zou hier contactgegevens van de trainer/trainster bij kunnen voegen.
5. Spreek met trainers af dat ze voor of na de eerste training een praatje maken met de (ouders van) nieuwe (jeugd)leden, indien mogelijk. Het eerste contactmoment met een trainer is erg belangrijk. Een trainer kan zichzelf voorstellen en de (ouders van) nieuwe (jeugd)leden op het gemak stellen. Mochten ouders niet aanwezig kunnen zijn op de ijsbaan, benader ze dan via de telefoon of een videogesprek.
6. Maak een informatiefolder. Deel de folder uit aan nieuwe leden en zorg dat de folder beschikbaar is op de accommodatie.
7. Begin het seizoen met een training die net iets anders is dan normaal. Trap af met een oefensessie waarbij plezier centraal staat en de leden elkaar kunnen leren kennen. Zo breek je het ijs. Het is belangrijk dat iedereen met een goed gevoel aan een nieuw seizoen begint.
8. Koppel nieuwe leden aan bestaande leden, die hem of haar uitnodigen bij gezellige activiteiten van de vereniging.
9. Maak een welkomstbord. Zo heeft een nieuw lid – maar ook de huidige leden – het gevoel dat ze welkom zijn. Het nodigt bovendien uit eens bij vereniging te gaan kijken.
10. Nodig nieuwe leden of de ouders van nieuwe jeugdleden uit voor een gratis kopje koffie. Dit is gelijk een mooi moment om de het nieuwe lid of de ouders te leren kennen en meer te vertellen over de vereniging en de mogelijkheden.
11. Introduceer nieuwe leden op de clubsite en/of in de eerste nieuwsbrief van het seizoen. Je kunt alle leden als een groep welkom heten, maar ook alle namen apart vermelden.
12. Maak een aparte sectie op de clubsite, speciaal voor nieuwe leden of mensen die nog niet eerder bij de vereniging zijn geweest. Je kunt bijvoorbeeld een aantal veelvoorkomende vragen onder nieuwe leden beantwoorden op deze pagina en doorverwijzen naar andere pagina’s. Als potentiële nieuwe leden vragen per mail stellen, zorg ervoor dat deze snel en volledig worden behandeld. Duurt het beantwoorden van vragen per e-mail te lang, dan kunnen (ouders van de) leden een negatieve ervaring hebben.
13. Publiceer een artikel waarin nieuwe leden zich voorstellen. Bedenk een aantal vragen en laat de nieuwe leden die beantwoorden. Mocht je tientallen nieuwe leden hebben, maak dan een selectie. Interview bijvoorbeeld een jeugdlid, een ouder van jeugdlid en een ouder lid.
14. Blijf gedurende het seizoen in contact met nieuwe leden en eventueel hun ouders. Hoe meer ontmoetingen en positieve contacten een lid heeft, hoe meer het lid zich thuis voelt binnen jullie vereniging.

Kijk voor meer informatie, tips en goede praktijkvoorbeelden over ledenwerving en -behoud op het KNSB Kenniscentrum.