KNSB Verenigingsmanager

Hoe kan ik (voor het eerst) inloggen in de KNSB Verenigingsmanager?

Alle bij ons bekende voorzitters, secretarissen, penningmeesters en beheerders ledenadministratie hebben gebruikersgegevens toegestuurd gekregen en kunnen inloggen in de KNSB Verenigingsmanager. Het gebruik van de KNSB verenigingsmanager wordt uitgelegd in een korte instructievideo.

Ben je nieuw in functie van je vereniging? Vraag dan andere gebruikers van je bestuur voor het aanmaken van een nieuw gebruikersaccount. Stuur deze link door naar een bestuurslid die al toegang heeft tot de KNSB Verenigingsmanager: https://knsb.nl/algemeen/ledenplatform/#Nieuwe-bestuurder.

– Wil je voor het eerst inloggen? Ga naar de KNSB Verenigingsmanager en klik op ‘Wachtwoord vergeten?’
– Vul vervolgens je bestuur e-mailadres in en klik op ‘Indienen’. Je ontvangt een e-mail met instructies voor het instellen van je wachtwoord. Ga naar de mail en klik op de link.
– Deze omgeving is extra beveiligd met tweefactor authenticatie. Het instellen daarvan doorloop je bij de eerste keer inloggen. Zodra je dit hebt ingesteld kun je inloggen in de KNSB Verenigingsmanager met je wachtwoord en de tijdelijke code van je tweefactor authenticatie. Lukt het inloggen niet? Neem dan contact met ons op via [email protected].

Hoe log ik in met de 2-factor authenticatie?

KNSB Verenigingsmanager is beveiligd met 2-factor authenticatie, dit betekent dat je niet alleen je e-mail en wachtwoord nodig hebt om in te loggen, maar dat er een extra beveiliging op zit.

Zodra je een wachtwoord hebt aangemaakt voor KNSB Verenigingsmanager, krijg je bij de volgende keer inloggen de melding dat je 2-factor authenticatie eenmalig moet installeren. Dit kan via e-mail of met een 2-factor authenticatie app via je mobiele telefoon.

E-mail
Kies op het startscherm op verificatie via e-mail. Klik op “use my email for 2factor authentification”. Je krijgt dan elke volgende keer dat je inlogt een e-mail binnen met een code die je moet invoeren na het invoeren van je gebruikersnaam en wachtwoord.

Telefoon
Kies op het startscherm verificatie via smartphone. Volg vervolgens de volgende stappen:
– Kies op account toevoegen en vervolgens op overig.
– Scan vervolgens de QR-code met je telefoon.
– Er wordt een verificatie code gegenereerd en vul deze in.
– De 2-factor authenticatie app is nu geïnstalleerd voor jouw login in de KNSB Verenigingsmanager.
– Je hebt de 2-factor authenticatie app telkens als je wilt inloggen nodig. De app genereert elke keer dat je wil inloggen een nieuw code, dat je in moet vullen om te kunnen inloggen.

Wat zijn de kosten van de KNSB Verenigingsmanager?

De KNSB Verenigingsmanager wordt kosteloos ter beschikking gesteld aan alle verenigingen.

Wat is de KNSB Verenigingsmanager?

De KNSB Verenigingsmanager is een gratis verenigingspakket voor het uitvoeren van basis verenigings- en ledenadministratie. In de KNSB Verenigingsmanager vind je alle verenigingsgegevens en kun je die zelf actueel houden. Je kunt in de KNSB Verenigingsmanager kun je daarnaast je leden registreren en hen een bondslidmaatschap geven om ze in staat te stellen een wedstrijdlicentie aan te schaffen.

Hoe meld ik een (nieuwe) sporter aan bij de KNSB?

Je meld een bestaand persoon aan bij de KNSB via de Persoonskaart – Bondslidmaatschap van het desbetreffende lid. Bekijk hiervoor de instructievideo vanaf 3:43.

Een nieuw sporterslidmaatschap bij de KNSB aanmelden
Stap 1: Klik in de KNSB Verenigingsmanager op Personen – Overzicht en klik vervolgens rechtsboven op “+ persoon toevoegen”. Vul de persoonsgegevens in. Na het invullen van een naam, geslacht en geboortedatum verschijnt er onderaan de pagina een vinkje “bondslidmaatschap”. Klik hierop en vul de startdatum in en kies het desbetreffende lidmaatschap.

Zodra het lidmaatschap is toegevoegd wordt het lid uitgewisseld met de KNSB. Er wordt automatisch een lidnummer gecreëerd. Als deze persoon al eerder lid was of is van de KNSB, bijvoorbeeld bij een andere vereniging, dan krijgt hij/zij zijn oude lidnummer.

Hoe meld ik een sporter af bij de KNSB?

Het afmelden van verenigingsleden (beëindigen van het lidmaatschap) in de KNSB Verenigingsmanager kan – alhoewel het seizoen formeel eindigt op 30 juni – tot en met 30 september.

Een sporterslidmaatschap bij de KNSB afmelden.
Stap 1: Voor het beëindigen van een bondslidmaatschap ga je naar Personen – Overzicht en selecteer je het desbetreffende lid. Klik op de naam van de persoon. De persoonskaart opent. Klik bij de kaart ‘Bondslidmaatschap’ op ‘Beëindigen’. Wanneer het lid is beëindigd, dan zie je de opzegdatum terug wanneer je klikt op de “i”. Het lid staat in de het personenoverzicht als niet-actief.
Weet je niet zeker of je lid goed is afgemeld? De Opzeggingsdatum is hierbij leidend (in onderstaand voorbeeld 06-09-2022), en dus niet de lidmaatschap gegevens in de rode balk (tot 30-06-2023). Het lid in dit voorbeeld dus correct bij de KNSB afgemeld en zal dus niet worden meegenomen in de bond facturatie van het seizoen 2022-2023.
Stap 2: Is de persoon ook een trainer, bestuurslid, vrijwilliger of ijsmeester? Ga naar Instellingen – Algemeen en naar het blok ‘rollen’. Ga naar de rol die je wilt beëindigen en klik op het potloodje. Er opent een nieuw scherm. Hier vul je een einddatum in. Klik je op ‘opslaan’ en de rol is beëindigd.

Hoe meld ik een (nieuw) kaderlid zoals een trainer, bestuurslid, vrijwilliger of ijsmeester aan bij de KNSB?

Je meld een bestaand persoon aan bij de KNSB via de Persoonskaart – Bondslidmaatschap van het desbetreffende lid. Bekijk hiervoor de instructievideo vanaf 3:43.

Een nieuw (kader)lidmaatschap bij de KNSB aanmelden
Stap 1: Klik in de KNSB Verenigingsmanager op Personen – Overzicht en klik vervolgens rechtsboven op “+ persoon toevoegen”. Vul de persoonsgegevens in. Na het invullen van een naam, geslacht en geboortedatum verschijnt er onderaan de pagina een vinkje “bondslidmaatschap”. Klik hierop en vul de startdatum in en kies het lidmaatschapstype ‘kader’.
Zodra het lidmaatschap is toegevoegd wordt het lid uitgewisseld met de KNSB. Er wordt automatisch een lidnummer gecreëerd. Als deze persoon al eerder lid was of is van de KNSB, bijvoorbeeld bij een andere vereniging, dan krijgt hij/zij zijn oude lidnummer

Stap 2: Voeg een rol toe aan de persoon. Wanneer het lid geregistreerd is met een kader bondslidmaatschap, dan neem je de volgende stappen om de functie/rol vast te leggen. Ga naar Instellingen – Algemeen en naar het blok ‘rollen’. Ga naar de rol die je wilt vastleggen en klik op het “+-je”. Er opent een nieuw scherm. Hier vul je een startdatum in en vervolgens vink je in de lijst het betreffende lid of leden aan. Klik je op ‘opslaan’ en de rol is vastgelegd.

NB 1: Je kunt ook een bestuurse-mailadres bij de rol invullen (bijv. [email protected]). Dit doe je door na toekenning van de rol op het potloodje te klikken. Vervolgens vink je “gebruik privé e-mail” uit. Nu kun je in het veld eronder een ander (“bestuurlijk”) e-mailadres toevoegen. Dit e-mailadres zal gebruikt worden het toesturen van relevantie informatie vanuit de KNSB naar de bestuurders (denk aan KANS-nieuwsbrief, functiegerichte e-mails).

NB 2: Wil je een nieuwe bestuurder of ledenadministrateur toegang geven tot de KNSB Verenigingsmanager? Lees hier hoe je een nieuw account voor hem of haar aanmaakt.

Hoe meld ik een kaderlid zoals een trainer, bestuurslid, vrijwilliger of ijsmeester af bij de KNSB?

Het afmelden van een bestuurslid/trainer/ijsmeester kent 2 stappen:
1. Afmelden van het lid en het kaderbondslidmaatschap
2. Afmelden van de rol/functie

Stap 1: Voor het beëindigen van een kaderbondslidmaatschap ga je naar Personen – Overzicht en selecteer je het desbetreffende lid. Klik op de naam van de persoon. De persoonskaart opent. Klik bij de kaart ‘Bondslidmaatschap’ op ‘Beëindigen’. Wanneer het lid is beëindigd, dan zie je de opzegdatum terug wanneer je klikt op de “i”. Het lid staat in de het personenoverzicht als niet-actief.
Weet je niet zeker of je lid goed is afgemeld? De Opzeggingsdatum is hierbij leidend (in onderstaand voorbeeld 06-09-2022), en dus niet de lidmaatschap gegevens in de rode balk (tot 30-06-2023). Het lid in dit voorbeeld dus correct bij de KNSB afgemeld en zal dus niet worden meegenomen in de bond facturatie van het seizoen 2022-2023.
Stap 2: Ga naar Instellingen – Algemeen en naar het blok ‘rollen’. Ga naar de rol die je wilt beëindigen en klik op het potloodje. Er opent een nieuw scherm. Hier vul je een einddatum in. Klik je op ‘opslaan’ en de rol is beëindigd.

Hoe zie ik of ik een persoon goed heb afgemeld?

Weet je niet zeker of je lid goed is afgemeld? De Opzeggingsdatum is hierbij leidend (in onderstaand voorbeeld 06-09-2022), en dus niet de lidmaatschap gegevens in de rode balk (tot 30-06-2023). Het lid in dit voorbeeld dus correct bij de KNSB afgemeld en zal dus niet worden meegenomen in de bond facturatie van het seizoen 2022-2023.

Het afmelden van verenigingsleden (beëindigen van het lidmaatschap) in de KNSB Verenigingsmanager kan – alhoewel het seizoen formeel eindigt op 30 juni – tot en met 30 september. Als je vereniging een lid hebt afgemeld vóór 1 oktober 2022, dan zal er in de KNSB Verenigingsmanager een rode regel zichtbaar zijn bij deze persoon.

Na 1 oktober zal de KNSB het eerste facturatieproces binnen het nieuwe ledenplatform draaien. De KNSB zal een aantal controles uitvoeren om zeker te zijn dat deze facturatieronde correct verloopt. Deze rode regel zal dus ook na 1 oktober nog even zichtbaar zijn bij de persoon, maar verdwijnt zodra de KNSB het facturatieproces heeft voltooid.

Waarom zie ik al een einddatum van het bondslidmaatschap staan?

In tegenstelling tot het oude systeem Mijn KNSB, zie je in dit systeem een einddatum onder ‘einde’ staan bij elk lid. Dit is de systeemeinddatum die wordt gebruikt en overeenkomt met de laatste dag van het huidige KNSB boekjaar/seizoen. Dit is dus geen automatische afmelding! Wanneer je bij een persoon niet gekozen hebt voor ‘beëindigen’ en er een afmelddatum genoteerd is, dan zal die persoon automatisch een verlenging van het lidmaatschap op 1 juli krijgen.

Ik heb per ongeluk een lid afgemeld. Kan ik dit weer ongedaan maken?

Als vereniging kun je dit zelf niet ongedaan maken. Hiervoor kun je contact opnemen met de ledenadministratie van de KNSB via [email protected].

Kun je een Excel-administratie “uploaden” naar de KNSB Verenigingsmanager?

Het ledenplatform bevat geen mogelijkheid om gegevens vanuit Excel te uploaden. Wanneer we overstappen naar het nieuwe ledenplatform nemen we alle ledengegevens over zoals die nu ook al bekend zijn. Mocht je een groot aantal leden op dit moment niet hebben aangemeld in Mijn KNSB en je wilt die straks wel in de KNSB Verenigingsmanager kunnen zien stuur dan even een bericht naar [email protected]. Dan kunnen we overleggen op welke manier we je kunnen helpen. Belangrijk: stuur nooit een Excel met persoonsgegevens via de mail. We bespreken altijd eerst een veilige manier om die gegevens met ons te kunnen delen.

Kun je een Excel-administratie “downloaden” vanaf de KNSB Verenigingsmanager? 

Ja, er is een mogelijkheid aanwezig om je leden te selecteren en de selectie te exporteren. In de instructievideo wordt uitgelegd hoe je dat kunt doen.

Zijn er restricties aan hoeveel leden je in de administratie kan invoeren?

Nee, er zijn geen restricties aan het aantal leden dat je in de ledenadministratie kunt onderbrengen​.

Kunnen leden ook lid zijn van meerdere clubs?

Zeker, daar verandert niets aan. Als lid kun je gewoon lid worden bij één of meerdere verenigingen. Denk er bij adreswijzigingen bijvoorbeeld wel aan om elke vereniging daarvan op de hoogte te stellen. Zo voorkom je dat een vereniging die nog niet op de hoogte is een eerdere adreswijziging door een andere vereniging overschrijft.

Kan je ook gender neutrale aanduiding invoeren?

In de nieuwe Mijn KNSB omgeving is het mogelijk om naast man en vrouw ook een optie Anders aan te vinken. Verder streeft de KNSB naar een inclusief ledenplatform voor iedereen. We zijn erg benieuwd naar hoe we het ledenplatform nog inclusiever kunnen maken. Stuur hiervoor een mail naar [email protected]

Komt er een zoekfunctie voor iemand die al eerder een bondsnummer heeft gehad? (zodat diegene er niet dubbel in komt te staan)

Het systeem herkent een persoon op basis van de voornaam, achternaam, geboortedatum en geslacht. Wanneer een persoon dus bijvoorbeeld bij een tweede vereniging wordt ingevoerd, herkent het systeem dat het dezelfde persoon betreft en wordt hetzelfde bondsnummer toegewezen. Mocht het toch nog voorkomen dat er twee personen zijn aangemaakt waar het eigenlijk dezelfde persoon betreft is er ook een ontdubbel functionaliteit in het systeem. 

Kunnen meerdere functies aan één persoon gekoppeld worden, b.v. voorzitter en ijsmeester?

Zeker, je bent vrij om binnen je eigen vereniging verschillende ledensoorten onder te brengen en daar kun je makkelijk op filteren. Meer inhoudelijke informatie volgt in een instructie webinar.

Kan ik in de KNSB Verenigingsmanager zien wat ik voor elk van mijn leden moet betalen?

Ja dat kan. Je kunt de facturen inzien die je van de bond krijgt. In de instructievideo wordt uitgelegd hoe je dat kunt doen.

Hoe kan ik een volledig rapport downloaden en de contributie afdracht berekenen?

– Ga naar Personen / Overzicht en kies ‘Selecteer op alle pagina’s’ (schuifje aan). Alle leden met een bondslidmaatschap worden nu geselecteerd.
– Ga rechtsboven naar ‘Acties’ en klik hierop. Je ziet nu een aantal opties. Kies ‘Excel Export’.
– Er opent een klein schermpje, hier kun je een export definitie (soort rapport dat je wilt hebben kiezen). Kies ‘Lidmaatschap + NAW’ en druk op de blauwe knop ‘Exporteer’.
– Op het scherm zie je nu ‘Export to Excel or CSV taak’. Bij een grote vereniging heeft het systeem enige tijd nodig om alle gegevens te verzamelen. Als het systeem daarmee klaar is, zie je rechtsboven een knop ‘Download bestand’.  Klik op deze knop.
– Het downloadrapport opent automatisch in Google Chrome; in Edge zie je een pop-up scherm met downloads. Klik dan op ‘bestand openen’.
– In het downloadrapport zie je in de kolom F, de ‘bond lidmaatschap opzegdatum’ staan. Leden met een opzegdatum zijn daadwerkelijk opgezegd. Leden met een opzegdatum voor 1 oktober en daadwerkelijk geregistreerd voor 1 oktober (zie ‘i’ onder bondslidmaatschap => lidmaatschapsdetails) staan niet op de factuur.
– In het downloadrapport zie je in kolom C, het ‘bond lidmaatschapstype’ staan. Op basis van het lidmaatschapstype kun je een berekening maken met de bovenstaande bedragen..

Ontbreken er volgens jou leden op je ledenlijst, dan ontbreekt waarschijnlijk het bondslidmaatschap. Controleer of het missende lid in de lijst niet-actief staat. Zo ja, klik op de naam van die persoon en voeg een bondslidmaatschap toe.

Kun je verschillende soorten leden registreren die niet in rekening worden gebracht bij de KNSB?

Verenigingen kunnen de gegevens van hun eigen leden inzien en bewerken. Pas zodra je aan een persoon een bondslidmaatschap toewijst, wordt de persoon in rekening gebracht bij de KNSB.

Hoe kan ik zelf instellen of wijzigen op welk postadres ik de KNSB facturen ontvang?

Je kunt in de KNSB Verenigingsmanager zelf je postadres instellen. Bekijk hiervoor de instructievideo vanaf 8:00.

Wat houdt de Verenigingsmanager Plus precies in en welke functionaliteit zit daar voor mijn verenigingen in? 

Ontwikkelaar FOYS biedt een compleet verenigings- en ledenadministratiepakket aan om jouw vereniging nog efficiënter en gemakkelijker te organiseren en te professionaliseren. De Verenigingsmanager Plus bevat onder meer ledenadministratie, facturatie, beheer van trainingsgroepen, e-mail & pushmessaging en een kalenderfunctie. Ook bevat de KNSB app mogelijkheden om je persoonlijke gegevens te raadplegen en om te communiceren met je trainingsgroep of je vereniging. Lees ook hier meer over het Plus-pakket of neem contact op met FOYS voor een demo via [email protected]

KNSB app: Vanuit de KNSB aangeboden:
– Blijf op de hoogte van het KNSB nieuws
– Bekijk de (opleidings)agenda
– Persoonlijk KNSB profiel

Extra opties voor verenigingen met het Plus-pakket:
– Blijf op de hoogte van het nieuws van jouw club
– Bekijk jouw persoonlijke agenda inclusief trainingen en evenementen van jouw team.
– Bekijk de club kalender
– Geef jouw aanwezigheid door voor wedstrijden, trainingen en evenementen.
– Bekijk jouw team pagina met teamleden

Wat zijn de kosten van de Verenigingsmanager Plus?

De prijs voor de Verenigingsmanager Plus is nu € 2,20 per lid per jaar voor sportverenigingen. De prijs kan veranderen afhankelijk van het toevoegen van meer sportspecifieke functionaliteit. 

Wat kan een natuurijsvereniging met de KNSB Verenigingsmanager?

Ben je een bestuurslid of ledenadministrateur van een natuurijsvereniging? Dan heb je toegang tot de KNSB Verenigingsmanager. Als natuurijsvereniging kun je je verenigingsgegevens aan de KNSB doorgeven of bijvoorbeeld bond facturen inzien. We vragen elke vereniging die bij de KNSB is aangesloten om de verenigingsgegevens up to date, zoals de bondsrollen, kaderleden, contactgegevens en eventueel sporters met een KNSB lidmaatschap.

Wat houdt de KNSB Verenigingsmanager Plus in voor mijn natuurijsvereniging?

Als je als vereniging oriënteert naar een complete ledenadministratie voor jullie verenigingsleden, dan is het Pluspakket wellicht iets voor jullie vereniging. Dit is een volledig verenigings- en ledenadministratiepakket om jouw vereniging nog efficiënter en gemakkelijker te organiseren en te professionaliseren. De Verenigingsmanager Plus bevat onder meer ledenadministratie, ledenfacturatie, beheer van trainingsgroepen, e-mail & pushmessaging en een kalenderfunctie. De Verenigingsmanager Plus kost voor een natuurijsvereniging 0,20 euro per persoon per jaar en je kunt geheel gratis en vrijblijvend een demo opvragen via [email protected].

Kun je verschillende soorten leden registreren in FOYS die niet in rekening worden gebracht bij de KNSB, zoals recreant, jaarkaarthouders of donateur (geen lid bij de KNSB)?

Dat is mogelijk. Verenigingen kunnen alle verenigingsleden invoeren. Verenigingsleden en donateurs zijn niet automatisch zichtbaar voor KNSB. Pas zodra voor hen een bondslidmaatschap is aangemaakt óf wanneer zij één van de door de KNSB zichtbare bondsrollen vervullen worden ze zichtbaar voor de KNSB (bijvoorbeeld: voorzitter, secretaris, penningmeester, Vertrouwenscontactpersoon of ijsmeester).

Wie kan er inloggen namens mijn vereniging?

De voorzitters, secretarissen en ledenadministrateurs van iedere vereniging hebben eind juni of begin juli 2022 een e-mail ontvangen met daarin de inloggegevens van de nieuwe Mijn KNSB-omgeving. Dit zijn persoonlijke logins die niet doorgestuurd kunnen worden. Vervolgens kunnen deze gebruikers zelf andere gebruikers aanmaken, zodat je zelf kunt bepalen wie er toegang heeft tot de ledenadministratie. 
Heb je na juli 2022 als voorzitter, secretaris of ledenadministrateur nog geen login ontvangen? Neem dan contact met ons op via [email protected].

Is er een twee factor authenticatie in de nieuwe Mijn KNSB omgeving?

De webapplicatie voor bondsmedewerkers en vrijwilligers van verenigingen maakt gebruik van 2-factor authenticatie. Dit betekent dat je niet alleen je gebruikersnaam (e-mailadres) en wachtwoord nodig hebt om in te loggen, maar ook een code via je mobiele telefoon.

Waarom heeft de KNSB Verenigingsmanager een Twee factor authenticatie?

De KNSB Verenigingsmanager is beveiligd met 2-factor authenticatie, dit betekent dat je niet alleen je email en wachtwoord nodig hebt om in te loggen, maar dat er een extra beveiliging op zit. Het toevoegen van nog een extra factor aan het verificatieproces verhoogt de veiligheid van uw accounts en maakt het moeilijker voor een aanvaller om toegang te krijgen tot uw gegevens.

Ik wil liever geen gebruik maken van een Authenticatie app op mijn mobiel. Hoe stel een authenticatie via mijn mailadres in?

Kortgezegd zijn er twee manieren voor het instellen van de 2FA-verificatie: via een 2FA-verificatieapp op je smartphone, en een 2FA-verificatie via je mailadres. Het instellen van de 2FA-verificatie via je mailadres gaat als volgt:

Stap 1: Ga naar de KNSB Verenigingsmanager. Heb je je account nog niet geactiveerd? Doe dat dan eerst.
Stap 2: Je ziet het volgende scherm. Klik op Email. Klik op de oranje knop ‘e-mail voor authenticatie in twee stappen’.
Zie je dit scherm niet of heb je al eens een andere 2FA-verificatie ingesteld en wil je deze wijzigen, dan kun je een e-mail sturen naar [email protected].

Je authenticatie via mailadres is nu ingesteld. De volgende keer als je inlogt met je mailadres en wachtwoord, ontvang je een automatische mail (zie afbeelding) in je mailbox. Kopieer de 6 cijfers en voer deze in in de KNSB Verenigingsmanager. Let op: elke keer als je opnieuw wilt inloggen ontvang je een automatische mail met 6 nieuwe cijfers.

Is de koppeling tussen het nieuwe systeem en AllUnited ook weer mogelijk? 

De KNSB Verenigingsmanager van FOYS is voldoende wanneer je met AllUnited werkt. Maakt je vereniging gebruik van de koppeling met AllUnited? Controleer dan ook je ledenoverzicht in de KNSB Verenigingsmanager, want deze is leidend voor de contributieafdracht.