Twee jaar geleden heeft het bestuur van Kunstschaatsvereniging Hoorn een start gemaakt met de digitalisering van de administratieve processen binnen de vereniging. Hun doel: de vereniging toekomstbestendig maken en hun functies overdraagbaar te laten zijn. Inmiddels werken ze al ca. twee jaar met de KNSB Verenigingsmanager Plus, en niet zonder succes. Dankzij de digitalisering is de administratie gestroomlijnd en de vereniging klaar voor de toekomst.
Gemotiveerd en geïnspireerd door het schaatsplezier van hun kinderen zijn Kristie en Nigel 2 jaar geleden in de bestuursfuncties gestapt. Op deze manier heeft penningmeester Kristie het gevoel iets bij te kunnen dragen aan de vereniging waar haar dochters met veel plezier komen. Ook voorzitter Nigel is via zijn schaatsende dochter in het bestuur terechtgekomen. Na komend seizoen hebben zowel Kristie als Nigel er 3 jaar in het bestuur opzitten. ‘We hebben dan een belangrijke stap gezet in de digitalisering en dus de toekomst van Kunstschaatsvereniging Hoorn”, zegt Kristie.
De inhaalslag
Toen Kristie als penningmeester het stokje van haar voorganger overnam, maakte zij zich zorgen over de vele werkuren die hiervoor nodig waren. Al snel zag het bestuur in dat er een digitale oplossing nodig was. Via de KNSB ontdekten ze de KNSB Verenigingsmanager Plus, een systeem dat niet alleen hun werk verlichtte, maar ook de structuur van de vereniging moderniseerde. Voorzitter Nigel van Houten, zelf werkzaam in de IT-sector, onderstreept hoe belangrijk deze overstap is geweest voor de vereniging. “Als bestuur is het essentieel om alles zo overdraagbaar mogelijk te maken. De vereniging moet niet afhankelijk zijn van ons, maar van een goed systeem. We zijn niet meer aan het ‘werken’, maar aan het checken of alles goed loopt. Dat is een hele andere invulling van onze functie. Hierdoor houden we meer tijd over om ons écht op de leden te richten.”
Ervaring van leden
Een belangrijke verandering die leden al hebben opgemerkt, is de invoering van automatische incasso’s. “Leden betalen hun lidmaatschap en lesgelden nu middels een vast bedrag per maand en weten dus precies waar ze aan toe zijn.” Ook de communicatie binnen de vereniging is enorm verbeterd. Nigel legt uit: “We kunnen nu via het systeem berichten sturen naar specifieke groepen, waardoor leden alleen informatie ontvangen die voor hen relevant is. "Geen overbodige informatie meer.” Leden kunnen verder de trainingsplanning zien, de groepsindeling alsmede eventuele uitvaldagen of bijzondere activiteiten. Ook de trainers zijn blij met de digitalisering. Zo weten zij bijvoorbeeld precies wie zij op een training kunnen verwachten, maar ook wie zich bijvoorbeeld vaak afmelden.
Open voor groei
Hoewel de overstap naar de KNSB Verenigingsmanager Plus in het begin enige tijd en inspanning vergde, zien Kristie en Nigel het als een investering die zich nu terugbetaalt. “We kunnen ons nu volledig focussen op de leden en de verdere groei van de vereniging. Een groei zal ons na deze overstap niet meer tijd kosten, maar wel meer inkomsten opleveren en dus meer ijsuren,” aldus Nigel. “Laat die nieuwe leden maar komen, want wij zijn er klaar voor!”
Cultuur
De vereniging is niet alleen efficiënter geworden, maar de veranderingen ondersteunen ook de cultuur binnen Kunstschaatsvereniging Hoorn. Plezier en betrokkenheid staan daarbij hoog in het vaandel. Daarbij ervaren Kristie en Nigel dat het bestuur nu duidelijk aan de leden kan laten zien hoe de vereniging ervoor staat en welke activiteiten er plaatsvinden. De communicatie en transparantie zijn duidelijk verbeterd. Ze merken hierdoor een groeiend begrip vanuit de vereniging. “De sfeer is onwijs goed,” zegt Kristie. “Zowel onderling tussen leden en ouders als ook in het bestuur hebben wij het erg leuk.”
Mogelijkheden KNSB app
Voorzitter Nigel vertelt over de mogelijkheden die het bestuur ziet: “Dit seizoen hebben we leden actief opgeroepen om de KNSB app te gebruiken. Deze is nu goed ingericht, dus we vertellen dat ze alles in de app kunnen vinden. Zowel absenties, facturen als trainingen, etc. Dan wordt het nog mooier.” De toekomst ziet er rooskleurig uit voor Kunstschaatsvereniging Hoorn, en zowel Kristie als Nigel kijken met vertrouwen vooruit. “Voor onze opvolgers is het nu een gespreid bedje. Dat is heerlijk. Dankzij de keuze voor de overstap is onze vereniging levensvatbaar en dat is het allerbelangrijkste,” besluit Nigel trots.
Is jouw vereniging ook geïnteresseerd in het maken van de overstap naar de KNSB Verenigingsmanager Plus? Mail naar [email protected] voor meer informatie of plan direct een vrijblijvende demo in via de volgende link.
