KNSB is ‘smeerolie’ tussen partijen tijdens KPN WK Shorttrack

Komende vrijdag begint voor de shorttrackers het belangrijkste toernooi van het jaar: het KPN WK Shorttrack. Het evenement vindt plaats in Rotterdam Ahoy. De locatie zorgt voor een grote (logistieke) uitdaging. De backoffice van de KNSB zorgt er mede voor dat alles soepel verloopt en het sporters én toeschouwers aan niets ontbreekt. Sandra Vrakking, senior medewerker top- en wedstrijdsport van de KNSB en nauw betrokken bij de organisatie van het KPN WK Shorttrack, geeft ons een blik achter de schermen.

Op 19 februari werd in Rotterdam Ahoy nog getennist. De finale van het ABN AMRO World Tennis Tournament werd die dag afgewerkt. In minder dan drie weken tijd moest de evenementenhal worden omgetoverd tot het decor voor het KPN WK Shorttrack. “Normaal organiseren we toernooien op een bestaande ijsbaan. Dan zijn alle faciliteiten voor schaatsers en shorttrackers al aanwezig. Nu is de situatie heel anders. Het is nog niet vaak gedaan en daardoor wat ingewikkelder. Maar ook een hele mooie uitdaging”, legt Sandra uit.

Filteren

Samen met Ellen Reijmer is ze binnen de KNSB hoofdverantwoordelijk voor de organisatie van het WK Shorttrack. Samen zorgen ze ervoor dat in samenwerking met organisator TIG Sports alles goed gaat. Van de kwaliteit van het ijs, tot de catering en van het vervoer van de sporters tot de beleving bij de supporters. “We hebben een breed pallet aan taken. De KNSB is verantwoordelijk voor alles rondom de wedstrijd zelf. Ikzelf houd mij vooral bezig met de atleten en de contacten met de ISU (Internationale Schaatsunie red.)”, zegt Sandra.

“De ISU heeft een lijst aan eisen waaraan een evenement moet voldoen. Zo is er de verplichting dat landen zich inschrijven bij de bond van het land waar de wedstrijden plaatsvinden. In dit geval dus de KNSB. Ik ben de verbinding tussen de inschrijvingen van de landen en TIG Sports. TIG Sports zorgt als organisator bijvoorbeeld voor de overnachtingen van de sporters. Landen moeten aangeven met hoeveel deelnemers ze komen, met hoeveel begeleiders, hoeveel kamers ze willen, welke trainingstijden etc. Sommige van die inschrijvingen kunnen soms incompleet zijn of landen schatten het aantal deelnemers iets te laag in. Ik filter die foutjes er als het ware al uit voor TIG, zodat zij achteraf niet voor grote verrassingen komen te staan.”

Soepel

Volgens Sandra zie je als buitenstaander het grootste gedeelte van het werk dat de backoffice van de KNSB doet niet. Zo is er samen met TIG Sports tot in detail nagedacht over bijvoorbeeld de huisvesting en het vervoer van de atleten, indeling van de benodigde faciliteiten rondom de ijsvloer, waarborgen van de veiligheid voor atleten in de wedstrijd en op juiste wijze organiseren van catering voor sporters tijdens de wedstrijd.

Tijdens het toernooi moet alles soepel verlopen en in de praktijk blijkt dat eventuele foutjes al voor de start van een evenement worden hersteld. Sandra: “Zaken als de kwaliteit van het ijs en het eten kun je in de aanloop naar een toernooi al beoordelen. Vanaf dinsdag vinden de trainingen al plaats. Dan krijg je feedback over het ijs en kun je eventuele problemen al tackelen.”

Een dag voor de start van het toernooi vindt ook een conferentie van de ISU plaats in Ahoy Rotterdam. Dat zorgt voor bijna twee keer zoveel overnachtingen van officials als normaal. Voor Sandra is het zaak dan alle belangen tegen elkaar af te wegen. “Soms liggen dingen politiekgevoelig. Dat breng ik dan over aan TIG Sports. Ik ben eigenlijk de smeerolie tussen alle partijen en probeer alles zo soepel mogelijk te laten verlopen.”

Verschillende rollen

Omdat het KPN WK Shorttrack in Nederland wordt georganiseerd, beleeft Sandra het evenement nu ook als organisator, waar ze normaal gesproken alleen de zaken regelt voor het Nederlandse team. “Ik zorg bijvoorbeeld voor een goed hotel voor het Nederlands team en regel trainingstijden. Soms is het conflicterend om twee verschillende rollen te hebben. Dan gebeurt er aan de organisatiekant iets wat misschien sporttechnisch niet goed uitkomt, of andersom.”

Ondanks de hoge werkdruk kijkt Sandra reikhalzend uit naar het toernooi. “Er spelen kort voor een wedstrijd altijd nog heel veel dingen. Iedereen wil wat van je. Het werk is vaak dankbaar, maar niet altijd. Het is belangrijk dat je goed onder druk kunt werken en nee tegen mensen kunt zeggen. Hoewel de werkzaamheden heel stressvol zijn, is het ook het heel erg leuk.”

Meer informatie en tickets voor KPN WK Shorttrack