Inline-skaten Kunstrijden Langebaan / kortebaan Marathon Schoonrijden Shorttrack Schaatsen op natuurijs
‹ terug

DKIJV kan niet meer zonder online hulpprogramma voor ledenadministratie

Gepubliceerd: dinsdag 8 mei 2018

Het bijhouden van een ledenadministratie is een belangrijke taak voor sportverenigingen. Maar vaak is het ook een enorme klus. Een online hulpprogramma is voor veel schaats- en inlineskateverenigingen eigenlijk onmisbaar geworden. Dankzij zo’n programma heeft DKIJV tegenwoordig de financiën en administratie perfect op orde. “Mijn werk is er leuker op geworden.”

In de ledenadministratie worden alle NAW-gegevens van een lid geregistreerd. Bovendien zorgt een goede administratie ervoor dat je inzicht hebt en controle houdt als vereniging. Er bestaat tegenwoordig en groot aantal softwarepakketten waarin de ledenadministratie op een praktische manier bijgehouden kan worden. Ook de Delftse Kunst IJsbaan Vereniging werkt met zo’n programma: Club Webware van AllUnited.

“Het werkt perfect”, zegt Edwin Wijk. “We hebben een aantal kennissessies gevolgd, de nodige informatie ontvangen en daarna zijn we aan de slag gegaan. Je kunt in het programma eenvoudig bijhouden wie je leden, sponsoren en vrijwilligers zijn. Als je een internetverbinding en de inloggegevens hebt, kun je in principe altijd en overal het systeem raadplegen.”

Online aanmelden

DKIJV heeft het programma gekoppeld aan de eigen website. Daardoor komen de gegevens van nieuwe leden automatisch in de online administratie terecht. “Dat is een van de grote voordelen van zo’n programma. Het werkt twee kanten op. Voor leden is het eenvoudig zich online in te schrijven en voor ons is het makkelijk de administratie bij te houden”, aldus Wijk.

Omdat het systeem altijd up-to-date is, wordt het voor DKIJV ook een stuk eenvoudiger facturen te versturen en de contributie te innen. “We kunnen online de boekhouding regelen. Je ziet precies wie er betaald heeft en waarvoor.”

Segmenteren

Een ander voordeel is dat Wijk met één druk op de knop een bepaalde groep kan selecteren, bijvoorbeeld voor een mailing. “Stel dat ik aan alle vrijwilligers een mail wil sturen, dan hoef ik niet alle emailadressen handmatig in te vullen. Omdat we precies weten wie onze leden zijn en wat ze voor ons doen, kan ik eenvoudig segmenteren.”

Het systeem is ook nog eens gekoppeld aan Mijn KNSB. Daardoor worden personen die zich inschrijven bij DKIJV automatisch ook lid van de KNSB. “Dat is vooral belangrijk voor de verzekering. Sowieso speelt veiligheid een belangrijke rol bij de ledenadministratie. Dit systeem is veilig en zorgt ervoor dat wij ook in overeenstemming zijn met de nieuwe privacywetgeving.”

Ontzorgt

DKIJV betaalt jaarlijks per lid een klein bedrag om gebruik te mogen maken van Club Webware. Volgens Wijk is deze investering zeker de moeite waard. “Alleen bij verenigingen met weinig leden kan ik mij voorstellen dat ze het anders oplossen. Als je een behoorlijk ledenaantal hebt, maak je het jezelf een stuk gemakkelijker door de ledenadministratie digitaal te regelen. Wij hebben 500 leden en voorheen was het een hele klus geweest alle wijzigingen bij te houden. Nu is dat eenvoudig te doen, waardoor je meer tijd overhoudt om andere dingen voor de vereniging te doen.”

Volgens Wijk zijn programma’s als Club Webware die helpen bij de ledenadministratie een heel efficiënte oplossing en daarmee eigenlijk een must. “We moeten binnenkort wel op zoek naar een nieuwe oplossing omdat ons pakket vanaf medio 2019 niet meer wordt ondersteund. Wanneer je dit soort zaken digitaal regelt, ontzorgt het je als club en als ledenadministrateur. We kunnen als vereniging niet meer zonder dit programma. De leden waarderen enorm wat je doet. Het is bovendien ook nog eens leuker geworden om de ledenadministratie bij te houden.”

Goede voorbeelden

Inspiratie opdoen over administratieve en financiële zaken ? Lees dan eens de succesverhalen van andere verenigingen. Zo helpt de automatisering bij contributie-inning van IJsvereniging Witten en verrees in Wervershoof een topsportaccommodatie met behulp van crowdfunding.

Heb je gevonden wat je zocht?