Slimmer bijeenkomsten organiseren

Organiseer je binnenkort een bijeenkomst bij je vereniging? In deze handleiding vind je praktische tips om elke bijeenkomst tot een succes te maken.

Waarom bijeenkomsten?

Je vereniging is gebaat bij betrokken, gemotiveerde en goed geïnformeerde leden. Als bestuurder of kaderlid is het belangrijk dat je de verschillende betrokkenen binnen je vereniging helder informeert.

Hoe gaat het eraan toe binnen de vereniging? Waarom is dat zo? Wat zijn de plannen?

Bijeenkomsten zijn daarvoor een uitstekend middel. De voordelen:

• Je kunt direct met elkaar in gesprek, waardoor je iedereen zo veel mogelijk op één lijn kunt krijgen.
• Je kunt elkaar goed leren kennen en contacten warmhouden en zo de betrokkenheid vergroten. Tevreden en betrokken leden zijn het resultaat.

Organiseer bijeenkomsten voor alle relevante doelgroepen binnen je vereniging:

• Trainers, coaches of andere begeleiders;
• Sporters;
• Ouders of verzorgers;
• Vrijwilligers.

Doel bijeenkomsten:

• informatie van je vereniging delen: visie, wensen en verwachtingen;
• Bewustwording creëren en actieve betrokkenheid stimuleren: iedereen doet mee in zijn of haar eigen rol (scheidsrechter of jurylid, coach of trainer, sporter, ouder);
• een gezamenlijke aanpak binnen je vereniging stimuleren: op één lijn komen.

Persoonlijk uitnodigen werkt nog altijd het beste. Door persoonlijk contact voelt iemand zich eerder aangesproken. Pas bijeenkomsten zo veel mogelijk in op ‘logische’ momenten. Zo vergroot je de kans op een hoge opkomst en houd je rekening met de vaak drukke agenda van je leden. Organiseer een bijeenkomst voor sporters of hun ouders bijvoorbeeld liefst op een trainingsavond. Ook voor trainers, coaches of begeleiders kan een moment na de training geschikt zijn.

Zorg voor interactie

• Gebruik filmpjes. Filmbeelden werken versterkend om de discussie op gang te brengen tijdens de bijeenkomst. Filmpjes over praktijksituaties zijn leuk om te kijken en zorgen voor een ontspannen sfeer en een grotere betrokkenheid.
• Stellingen. Poneer een stelling en vraag wie het daar wel of niet mee eens is. Dit kan op verschillende manieren:
• plenair uitvragen aan verschillende personen;
• aanwezigen een gekleurde kaart laten opsteken of ‘petje op, petje af’ voor het ene of andere standpunt: zo uit iedereen een mening;
• een denkbeeldige lijn trekken in de ruimte en de aanwezigen vragen aan een bepaalde kant te gaan staan. Vraag daarna door op de reden waarom iemand voor een standpunt is.

Noteer een stelling of onderwerp op een flip-over.

• Laat iedereen twee minuten individueel nadenken over wat ze over dit onderwerp kwijt willen.
• Laat om de beurt (of twee-aan-twee) een reactie op de stelling opschrijven zonder met elkaar te praten (dus geen commentaar op elkaars reactie). Je mag telkens een ‘nieuwe’ reactie op de stelling geven, of iets opschrijven als reactie op iets wat een ander eerder opschreef.
• Zorg dat iedereen twee of drie keer aan de beurt komt. Bespreek na door bijvoorbeeld opvallende of nieuwe gedachten eruit te halen, een samenvatting van de discussie te geven, zaken te verduidelijken, gelijksoortige bijdragen te groeperen of tegenstellingen te benoemen.
• Situatieschetsen

Schets een veel voorkomende situatie uit je sport en binnen jouw vereniging. Koppel daar een vraag aan. Plenair: laat de aanwezigen reageren op je situatieschets door vragen te stellen als:

• Herken je deze situatie?
• Wat zijn de gevolgen?
• Wat zou jij doen?