Een evenement organiseren? Een veel gehoorde reactie is “dat is veel werk”. Een evenement organiseren kan inderdaad veel werk zijn. Maar kan ook heel veel opleveren, naast de extra inkomsten, kan het zorgen voor nieuwe leden, nieuwe vrijwilligers, meer sponsorinkomsten.
Doel van het evenement
Bepaal vooraf wat je wilt gaan bereiken met het evenement. Door het bepalen van het doel kan er gericht gewerkt worden aan het event. Dit geldt voor zowel een groot als klein evenement. Als het organiseren van een evenement nieuw is voor jouw vereniging, begin dan met een kleiner evenement. Het organiseren van clubkampioenschappen voor de jongste jeugd is ook al een evenement.
Genereer inkomsten
Voordat je een evenement kan organiseren zal je als organisatie kosten moeten maken om het evenement op te zetten. Maak vooraf een begroting over wat de financiële risico’s zullen zijn. Een evenement zal altijd ook inkomsten genereren, waarmee de kosten gedekt kunnen worden. Ondanks dat er inkomsten binnenkomen, laat dit niet het hoofddoel van het evenement zijn. Het hoofddoel kan bijvoorbeeld zijn het organiseren van een open dag om niet-leden kennis te laten maken met de vereniging.
Om het evenement kostendekkend te maken, zullen er inkomsten gegenereerd moeten worden. Hieronder volgen enkele mogelijkheden:
- Extra sponsorinkomsten: De lokale sponsor die zich jarenlang aan de sportvereniging verbind wordt steeds zeldzamer. Een nieuwe trend hierin zijn bedrijven die een evenement sponsoren. Dit heeft te maken met het incidentele karakter van het evenement. Een goed georganiseerd evenement zijn een korte tijd volop in de belangstelling. Door het tijdelijke karakter kan de sponsor zich volledig richten op dit evenement en er mede een succes van maken.
- Baromzet: een evenement op de locatie van de vereniging zorgt voor extra barinkomsten. Ook een kleinschalig evenement kan een positief effect hebben op de baromzet.
- Nieuwe leden: Een goed georganiseerd evenement draagt altijd bij aan de positieve uitstraling van de vereniging. Wat zich uiteindelijk kan vertalen in nieuwe leden.
- Verkoopmogelijkheden: Doen waar je goed in bent als vereniging. Het geven van lessen/clinics in schaatsen is wat jullie vereniging goed kan. Waarom verkoop je geen ‘clinics’ aan lokale bedrijven? Lokale ondernemingen zijn opzoek naar een leuke activiteit. Een leuke activiteit bij een schaatsvereniging heeft alleen maar winnaars. De vereniging heeft extra inkomsten en de onderneming een leuke activiteit plus ondersteuning naar een lokale vereniging.
Heb je gevonden wat je zocht?