Omgaan met wanbetalers

Als penningmeester steek je veel tijd en energie in het op orde krijgen van de boekhouding. Zo ook de contributie inning bij leden. Over het algemeen betalen de meeste leden de contributie op tijd voor het komende seizoen. Echter komt het ook regelmatig voor dat de contributie niet (volledig) wordt betaald. Het omgaan met wanbetalers is lastig, als vrijwilliger (penningmeester) moeten de betreffende leden aangesproken worden. Hieruit kunnen conflicten en/of nare situaties ontstaan. Hoe kan je als vereniging zo goed mogelijk omgaan met wanbetalers? In dit artikel wordt hier verder op ingegaan.

Communiceer de procedure rond het lidmaatschap

Voor nieuwe en bestaande leden dient de procedure rondom het aangaan van het lidmaatschap met de vereniging duidelijk te zijn. Nieuwe leden dienen bij aanmelding al bekend te worden met de procedure van contributie inning. Vermeld op het aanmeldingsformulier de voorwaarden voor opzegging en contributie inning.

Voor bestaande leden geldt dat de procedure van contributie inning teruggevonden kan worden op de website of clubblad. Hier kan als penningmeester dan ook naar verwezen worden rondom de aankondiging van de contributie inning. Aanvullend hierbij is om in de statuten van de vereniging te vermelden dat de contributie voor het begin van het seizoen geïnd wordt. Aan de penningmeester de taak om dit dan ook consequent uit te voeren.

Betalingsherinnering

Mocht de vereniging te maken krijgen met een lid dat de contributie niet betaalt, dan kan penningmeester (het bestuur) diverse maatregelen treffen:

1. Op de eerste contributiefactuur dient een betalingstermijn te staan. Hierdoor kan er geen onduidelijkheid ontstaan over wanneer de factuur betaald dient te worden.
2. Als de, benoemde termijn onder punt 1, is verstreken dient er een eerste herinnering naar het lid gestuurd te worden. Let bij de eerste herinnering op de ‘toon’ van de brief.  Het is namelijk nog niet duidelijk waarom het lid nog niet betaald heeft. Het kan zijn dat het lid vergeten is het contributiebedrag te betalen.
3. Mocht het termijn van de eerste herinnering zijn verstreken, neem dan persoonlijk contact op met het lid. Dit kan zowel telefonisch of bijvoorbeeld als het lid op de vereniging wordt gezien. Een persoonlijke benadering staat vriendelijker dan wederom een brief te sturen. Geef in dit gesprek wel aan wat de vervolgstappen zullen zijn als het lid niet betaald.
4. Mocht de mondelinge belofte van betaling niet worden nagekomen, dan kan er een tweede betalingsherinnering worden gestuurd. Zorg ervoor dat de brief zakelijk en beleefd wordt geschreven. Maar wees ook duidelijk, zodat het voor de wanbetaler duidelijk is wat de vervolgstappen zullen zijn.
5. Een vervolgstap kan zijn om het lid niet te laten deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Zodra het lid betaald heeft kan er weer worden deelgenomen.
6. Mochten bovenstaande stappen niet leiden tot betaling, dan kan de vereniging een incassobureau inschakelen.

Incassobureau

Mocht de betaling uitblijven, ondanks alle genomen stappen, dan kan je als vereniging niet anders om een incassobureau in te schakelen. De wanbetaler dient hier wel van op de hoogte te worden gebracht, mede omdat er extra kosten bij komen die voor rekening zijn van de wanbetaler. Diverse incassobureaus werken op basis van ‘no cure no pay’. Dit betekent dat er niets in rekening wordt gebracht, als het geld niet wordt geïncasseerd.

Meer informatie

Mochten jullie als vereniging goede voorbeelden hebben uit de praktijk? Of aanvullende vragen over dit artikel. Neem dan contact op met de KNSB via [email protected]