Effectief vergaderen

Het gevoel tijdens vergaderingen dat je je tijd nuttiger had kunnen besteden? Langs elkaar heen praten en het gewenste doel niet bereikt?
Effectief vergaderen draagt enorm bij aan een positief bestuursgevoel van bestuurders. Het scheelt tijd en stimuleert om vervolgens de inhoudelijke zaken aan te pakken.

Functies en taken

Vanuit de vaste functies ligt een deel van een reguliere bestuursvergadering eigenlijk al vast.
Voorzitter – Leidt het bestuur, zit de vergadering voor en vooral; bewaakt de structuur, agenda en de tijd.
Secretaris – Bereidt in overleg de agenda en de vergadering voor. Maakt notulen en /of de actie- en besluitenlijst.
Penningmeester – Bewaakt de begroting en geldstromen. Geeft volgens vaste afspraak tijdens reguliere vergaderingen een verslag van de huidige financiële situatie.
Overige leden – Brengen kennis en informatie vanuit hun expertise, werkgroep of commissie. Denken mee, brengen initiatieven in en vragen (door).

Agenda

Zorg voor een goede, liefst gedeeltelijke vaste agenda.
Houdt bij agendapunten altijd het doel voor in de vergadering voor ogen. En houd je daaraan.
– Uitwisselen van informatie: deelnemers informeren elkaar
– Oplossen van problemen: discussiëren / oplossen van …
– Nemen van beslissingen: besluiten nemen over zaken die deze of vorige vergadering aan bod zijn gekomen.
– Brainstormen: spontaan of georganiseerd met ideeën komen

Sfeer

Een goede effectieve bestuursvergadering hangt ook af van een aantal belangrijke randvoorwaarden.

• Een open en veilige sfeer. Iedereen kan zijn mening geven zonder dat er direct inenigheid is of alles wat besproken is de volgende dag op straat ligt.
• Iedereen kan echt meedoen. Er wordt naar elkaar geluisterd.
• Besluiten worden samen genomen.
• Zakelijk overleggen maar af en toe ruimte voor ‘uitstapjes’.

Tips

• Spreek bij lastige of grote onderwerpen van tevoren een bepaalde tijd af die je er aan wilt besteden.
• Wees je bewust van je eigen vergadergedrag – sterke punten én valkuilen
• Gezelligheid is ook belangrijk. Vind uit wat voor jullie werkt. Gezellig een drankje tijdens het vergaderen of effectief vergaderen en daarna nog een drankje.