Beheer clubhuis, hoe doe ik dat?

Na afloop van de training een drankje doen in het clubhuis. Het clubhuis is bij veel sportverenigingen een ruimte waar leden gezellig bij elkaar komen. Een clubhuis in eigen beheer zorgt daarnaast voor meer inkomsten voor de vereniging. Bij het runnen van het clubhuis komt behoorlijk wat kijken. Hoe zorg je voor een goed kantinebeheer? Hieronder enkele tips die de vereniging goed kunnen helpen bij het beheren van het clubhuis:

• Inkoop: Het goed inkopen en bestellen van goederen kan de vereniging geld besparen. Er zijn veel verschillende aanbieders, kijk hierbij goed naar wat jullie als vereniging willen. Maar ook wat de leverancier kan betekenen op gebied van assortiment, leveringsvoorwaarden, service en prijzen. Om tot goede afspraken te komen is het belangrijk dat je als vereniging weet wat je afname zal zijn. Dit kan bepaald worden aan de hand van de verkoopresultaten van afgelopen jaren, maar ook wat er op de planning staat voor komend seizoen. Bij een evenement zal de afname hoger zijn dan op een reguliere donderdagavond.
• Verkoop: Registreer de hoeveelheid verkochte goederen. Dit zorgt voor een goede controle en daarnaast inzicht in de omzet. Om dit te realiseren heb je goed geïnstrueerde barmedewerkers/barvrijwilligers nodig. Maak hierover duidelijke afspraken en zorg ervoor dat deze ook worden nageleefd.
  Hetzelfde geldt voor het bepalen van de verkoopprijs. Wat wordt de verkoopmarge van de producten. Hoeveel winst pak je op een product. Let bij het vaststellen van de marge op de kosten die gemaakt worden en het resultaat dat behaald dient te worden. Heb je als vereniging hier geen ervaring in het bepalen van de verkoopprijs, laat je dan goed informeren.
• Intern gebruik: Een consumptie tijdens een bestuursvergadering, de vrijwilligers een drankje aanbieden tijdens een evenement. Het kan soms hard gaan met het aantal consumpties dat wordt uitgedeeld. Zorg ervoor dat het intern gebruik van consumpties goed wordt geregistreerd en dat er duidelijke afspraken over worden gemaakt. Daarnaast zal het intern verbruik geregistreerd en afgeboekt moeten worden.
• Clubhuis regels: Wat zijn de regels van het clubhuis waar de gebruikers (leden) zich aan moeten houden? Denk hierbij aan de openingstijden, alcohol gebruik, soort eten dat wordt aangeboden (gezonde kantine), regels voor het gebruik van het clubhuis. De leden van de vereniging dienen op de hoogte gebracht te worden, dit kan via informatieborden/schermen in het clubhuis, maar ook via de website van de vereniging.
• Wet- regelgeving: Bij een clubhuis in eigen beheer heeft de vereniging te maken met veel wetten en regels. Denk hierbij aan de regels rondom het schenken van alcohol. Maar ook bij de etenswaren die worden verkochten. Verenigingen moeten voldoen aan een strikte regelgeving. Deze regelgeving is vastgelegd in onder meer de Drank- en horecawet en de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit. Meer informatie over wet- en regelgeving is te vinden in het thema administratief & Juridisch
• Kantinecommissie: Het runnen van een clubhuis in eigen beheer kan veel voordelen opleveren, maar het kost ook veel tijd van de vrijwilligers. Om het beheer goed uit te voeren kan er een kantinecommissie worden opgericht. Om inzicht te geven in de mogelijke taken van een kantinecommissie, volgen hieronder enkele voorbeelden:
  – De kantinecommissie onderhoudt de contacten met de leveranciers van de producten.
  – De kantinecommissie bepaalt het assortiment en de bijbehorende verkoopprijzen.
  – Toezicht op het verantwoord alcohol gebruik en de daarbij behorende handhaving van regels.
  – Het controleren en voldoen van facturen.
  – Het inplannen, inwerken van barpersoneel. Maar ook het maken van de roosters, zodat er altijd voldoende bezetting is.
  – Schoonmaak van het clubhuis. Wordt dit in eigen beheer gedaan of zorgt hier een schoonmaakbedrijf voor.

Hebben jullie aanvullende tips of goede praktijkvoorbeelden die met andere schaatsverenigingen gedeeld kunnen worden. Neem dan contact met ons op via [email protected]