Warm Welkom

Wanneer heb je als bestuurder voor het laatst een praatje gemaakt met een lid aan de bar, zonder dat je hem kende? Om bijvoorbeeld te ontdekken of hij het naar zijn zin heeft bij jullie vereniging? Zijn er binnen jullie vereniging trainers die proactief leden met elkaar verbinden, in plaats van alleen maar de focus te leggen op de juiste techniek? Of hebben jullie op de ijsbaan een vrijwilliger die (potentiele) nieuwe leden begeleiden naar de juiste groep en hen wegwijs maakt binnen de vereniging en op de ijsbaan?

Je kunt jullie toekomstvisie strak voor ogen hebben, maar met aandacht voor je leden maak je echt het verschil. Een vereniging komt pas echt in beweging als leden zich thuis en betrokken voelen. Dit levert niet alleen binding op. Betrokken leden zullen ook sneller geneigd zijn te helpen bij een activiteit en – misschien belangrijker nog – uitgroeien tot je belangrijkste ambassadeurs.

Een warm welkom is een belangrijke eerste stap op weg naar ledenbehoud, meer vrijwilligers en een bloeiend verengingsleven. Niet alleen als een nieuw lid de vereniging binnen stapt, maar iedere dag opnieuw. Hoe meer ontmoetingen en positieve contacten een lid heeft, hoe meer het lid zich thuis voelt binnen jullie vereniging. Zes tips die helpen je (nieuwe) leden een warm welkom te geven:

1. Door de ogen van een nieuwkomer

Voor een nieuw lid is de eerste ontmoeting met jullie vereniging een belangrijk moment. Maar voor een nieuw lid kan het soms best zoeken zijn waar hij of zij precies moet zijn. Verzamelen jullie bij jullie eigen clubhuis? Ga dan eens voor de ingang van jullie clubhuis staan en kijk naar de entree. Is het duidelijk waar je heen moet als je daar voor het eerst binnenkomt? Als jullie bij de ijsbaan verzamelen is het nog belangrijker om voor een goede opvang te zorgen. Het zou zonde zijn als een nieuw lid bij de entree van de ijsbaan staat en niet verder kan, omdat hij of zij nog geen pasje heeft.

2. Trainers: je belangrijkste ambassadeurs

Trainers zijn voor veel leden de belangrijkste contactpersoon met de vereniging. Ook al komen trainers van buiten of werken ze zelfstandig, voor leden (en ouders) horen ze gewoon bij jouw vereniging. Vraag je trainers daarom eventuele nieuwe leden goed op te vangen en hen een warm welkom te geven. Maar ook voor je overige leden zijn de trainers vaak het belangrijkste contact met de vereniging. Probeer de trainers hiervan bewust te maken.

3. De kracht van het barpersoneel

Ook als jullie geen eigen clubhuis hebben, is het contact met de mensen achter de bar van groot belang. Het drankje in de kantine maakt ook onderdeel uit van de beleving. Met hulpvaardig en vrolijk barpersoneel heb je een (nieuwe) sporter snel voor je gewonnen. Misschien is het bijvoorbeeld ook mogelijk om een naambordje op de bar te zetten.

Hoort het barpersoneel niet bij je vereniging? Zorg er dan voor dat zij altijd weten wie ze kunnen benaderen als iemand op zoek is naar bepaalde informatie. En wil je het barpersoneel echt betrokken laten voelen? Nodig hem of haar dan eens uit voor een clinic!

4. Wegwijs

Help nieuwe leden hun plek te vinden binnen jullie vereniging. Denk hierbij niet alleen aan duidelijk informatie over trainingen, wedstrijden en andere activiteiten, maar ook aan een vlotte integratie binnen de club. Organiseer bijvoorbeeld aan het begin van het seizoen een welkomstborrel voor nieuwe leden of koppel nieuwe leden aan bestaande leden, die hem of haar uitnodigen bij gezellige activiteiten van de vereniging.

Heb je veel jeugdleden? Bedenk dan ook hoe je de ouders een warm welkom geeft. Het helpt enorm als zij zich betrokken voelen bij de sport van hun kind, de vereniging kennen en het verenigingsleven snappen. Kijk voor enkele voorbeelden bijvoorbeeld op de site “ Een Warm Welkom” van TV Sportplezier.

5. Vraag nieuwe leden niet meteen vrijwilligerswerk te doen

Leer ze eerst kennen door met ze te praten. Als ze je kennen en vertrouwen, gunnen ze jou uiteindelijk ook hun vrije tijd. Daarnaast kun je daarna ook veel beter inschatten op welke plek zij een bijdrage aan de vereniging zouden kunnen bieden.

6. Houd de aandacht vast!

Blijf door het hele jaar aandacht houden voor leden die je niet kent. Probeer ook tijdens het seizoen eens een groot deel van je tijd te steken in een praatje met leden die je nog niet persoonlijk kent.

Wil je meer tips en inspiratie? Bekijk dan de vlogs of ‘Gastvrijheid Top 50’ op de website van “Welkom op de Club”.