Bij schaatsverenigingen die een toekomstplan maken, verdwijnt het boekwerk na verloop van tijd vaak in een la en wordt er niet meer naar omgekeken. Schaatsvereniging Ballangrud Breda besloot dat het anders moest en drukte het document op placemat-formaat af, zodat alle leden het gemakkelijk konden lezen en het bestuur er elke vergadering aan herinnerd werd welke doelen er behaald moesten worden.
“Toen ons plan afliep in 2012 wilden we een nieuw plan maken. We vroegen ons af wat we hadden gedaan en kwamen erachter dat het plan in een la was verdwenen en we er niet veel mee hadden gedaan’’, schetst bestuurslid Derk-Jan Verhaak de situatie.
Om ervoor te zorgen dat het plan deze keer niet in een la zou verdwijnen, koos het bestuur ervoor het nieuwe toekomstplan op placemat-formaat uit te printen. “Op die manier ligt het plan altijd voor je tijdens vergaderingen en we agenderen het nu ook bij elke bestuursvergadering.”
Uitstroom jeugdleden tegengaan
Volgens Verhaak helpt het toekomstplan Ballangrud om heel gericht aan bepaalde doelen te werken. Hij neemt als voorbeeld de uitstroom van jeugdleden. “De jeugd is een van de speerpunten binnen de vereniging. Er zijn twee punten waarop veel jeugdleden stoppen met schaatsen bij een vereniging. Dat is als ze van de lage naar de middelbare school gaan en wanneer ze gaan studeren en verhuizen. Dat zijn ijkpunten. We hebben ons daarom ten doel gesteld om meer activiteiten te organiseren voor de jeugd. Nu organiseren we bijvoorbeeld een kleine banentoernooi en hebben we het diplomaschaatsen geïntroduceerd.”
Verhaak helpt in het dagelijks leven onder meer gemeenten met het maken van toekomstplannen en visies en hij was daarom de aangewezen persoon om het voortouw binnen Ballangrud te nemen. “We zijn begonnen met aan de leden te vragen wat zij belangrijk vinden binnen de vereniging en hebben hen daarna uitgenodigd voor een informatieavond. Het was wel een beetje lobbyen om mensen naar die avond te krijgen, maar er kwamen 60 mensen langs. Dat was een representatieve groep.”
Brainstormsessie
Na de informatieavond werden er verschillende groepjes geformeerd. “In groepjes hebben we gebrainstormd over de zaken die de leden aan het hart gingen. We hebben onszelf de vraag gesteld: wat vinden we belangrijk? Eveneens is besproken hoe we de doelen die we stelden, wilden bereiken.”
Na de brainstormsessie vroeg het bestuur wie van de leden wilden meeschrijven aan het nieuwe toekomstplan. Uiteindelijk zijn 8 tot 10 mensen betrokken geweest bij de totstandkoming ervan. “We hebben alle ideeën uitgewerkt en vooral de ‘hoe-vraag’ was belangrijk. We hebben geprobeerd de uitkomsten van de sessie te categoriseren. Het ging erom prioriteiten aan te geven en het niet te ingewikkeld te maken. Er is een aantal doelen geformuleerd en die doelen hebben we bewust vrij algemeen gehouden. Tegelijkertijd gaven we aan hoe die doelen wilden bereiken”, aldus Verhaak.
‘Plan is van de leden’
Ballangrud Breda besloot niet alleen de leden bij de totstandkoming van het toekomstplan te betrekken, maar hen ook tijdens de uitvoering op de hoogte te houden. Verhaak: “Elk jaar lichten we een aantal doelen uit ons plan eruit en daar gaan we dan gericht aan werken. Tijdens de Algemene Ledenvergadering kijken we altijd of we die doelen hebben behaald en dat bespreken we met de leden. Bovendien vragen we bij elke ALV of de leden nog nieuwe ideeën hebben. Die kunnen ze dan inbrengen.”
Als waardering voor de inzet van de leden, werden de namen van alle mensen die hebben meegewerkt aan het toekomstplan onderaan de placemat gezet. “Het plan is nu niet het stuk van het bestuur, maar van de leden”, vat Verhaak het samen.
Goede voorbeelden
Inspiratie opdoen op het gebied van besturen? Lees dan eens de succesverhalen van andere verenigingen. Zo greep Midlaren het 100-jarig jubileum aan om de sociale binding in het dorp te versterken en zette het NK inline-skaten Lindenoord op de kaart.
Heb je gevonden wat je zocht?