Automatisering helpt contributie-inning ijsclub

Dankzij de digitalisering worden veel zaken voor sportclubs een stuk makkelijker. Het innen van de contributie is een van die zaken. IJsvereniging Witten is een aantal jaar geleden overgegaan op automatische incasso en tegenwoordig wordt alles digitaal geregeld.

Rieks Poelman, voorzitter van IJsvereniging Witten, is erg blij dat hij de automatisering doorgevoerd heeft. “Er zitten diverse voordelen aan dit systeem: je hebt altijd een up-to-date ledenbestand, het innen van de contributie is erg eenvoudig, het bespaart veel tijd en het werkt heel plezierig.”

Poelman heeft zijn ledenbestand in een spreadsheet gezet en daardoor een goed overzicht van de leden van de ijsvereniging. “Ik heb maar een aantal gegevens nodig. De naam, geboortedatum en bankrekeningnummer. Dat vul ik in. Dan hoef ik elk jaar alleen maar de peildatum in het bestand aan te passen. Dat is het. Ik heb het idee voor mijn spreadsheet trouwens gekregen met dank aan de KNSB, omdat wij ons ledenbestand op een bepaalde manier moesten aanleveren. Dat leek op hoe ik het nu doe.”

Weerstand

Bij sommige ijsclubs roept de invoering van een automatische incasso veel weerstand op bij de leden. IJsvereniging Witten had daar geen last van door een goede voorbereiding. “We zijn al ongeveer vijf jaar geleden begonnen met deze manier van contributie innen. Toen we het wilden invoeren, zijn we bij onze leden langs gegaan. We namen een machtigingskaart mee en hebben uitgelegd wat we wilden doen. Daar hadden de meeste leden begrip voor”, legt Poelman uit.

“Zo’n tachtig procent van de leden vulde de machtigingskaart in. Een jaar later hebben we de overige twintig procent nog eens benaderd. Nu kun je bij onze club alleen nog lid worden wanneer de automatische incasso ook getekend wordt. We doen niets meer met cash.”

Noodzaak

Volgens Poelman is het ook steeds moeilijker om de contributie cash te innen. “Het kost heel veel tijd om langs de deuren te gaan en het geld op te halen. Vroeger had je nog meer vrijwilligers die seizoensgebonden werk deden en voldoende tijd hadden om ’s winters langs de deuren te gaan. Dat heb je tegenwoordig minder. Maar desondanks zijn er nog veel clubs die op deze manier hun contributie innen. De gemiddelde leeftijd van de bestuurders van natuurijsclubs is vaak aan de hoge kant. Zij zien de noodzaak van verandering niet.”

IJsvereniging Witten merkt dat hun leden de automatisering juist omarmen. Poelman: “Iedereen heeft een contributiekaart, die je moet laten zien als je wilt schaatsen. Vooral de jonge kinderen vinden het mooi om die kaart te tonen als ze ijsbaan op gaan. Daarnaast hebben we de achterkant van die kaart ook gebruikt. Leden kunnen vier keer per jaar gratis schaatsen op de kunstijsbaan in Kardingen en Groningen. Zo hebben we de kaart op meerdere manieren gebruikt en heeft iedereen er iets aan.”

Goede voorbeelden

Inspiratie opdoen over administratieve en financiële zaken ? Lees dan eens de succesverhalen van andere verenigingen. Zo verrees in Wervershoof een topsportaccommodatie met behulp van crowdfunding.

Heb je zelf een goed voorbeeld dat je graag wil delen? Stuur een mail naar [email protected].