Ontwikkelingen in onze sport, in de samenleving en binnen de vereniging zorgden ervoor dat ASV uit Almere een nieuw beleidsplan moest schrijven. Dankzij het maken van het plan ‘ASV 2020’ kan de schaats- en inline-skatevereniging nu beginnen met het toekomstbestendig inrichten van de organisatie. Dit is een proces waarbij de vele taken binnen de vereniging anders worden verdeeld, de leden meer bevoegdheden en verantwoordelijkheid krijgen en het bestuur anders moet gaan functioneren.
Voorzitter Bert Groot Roessink legt uit wat op bestuurlijk vlak de belangrijkste veranderingen zijn in het nieuwe beleidsplan van ASV. “Ten eerste onderscheiden we vier hoofdactiviteiten, namelijk recreatiesport, wedstrijdsport, maatschappelijke activiteiten en evenementen. Die activiteiten komen “tot leven” middels de activiteitenteams. We zetten daarnaast ondersteunende functies in om de hoofdactiviteiten en de (statutaire) bestuurstaken te ondersteunen op de gebieden financiële zaken, ledenadministratie, planning en roostering, inzet van vrijwilligers, kwaliteit van de sportbeoefening en PR en communicatie.”
De activiteitenteams maken zelf een jaarplan en stellen een begroting op. Na goedkeuring door het bestuur, krijgen ze de vrijheid om dat jaarplan ook uit te voeren. Er is dus sprake van decentralisatie bij de club uit Almere.
Een van de ontwikkelingen in de afgelopen jaren heeft te maken met het veranderen van vrijwilligers. Net als veel verenigingen zoekt ASV voortdurend naar vrijwilligers, ook voor het bestuur. En dat valt niet mee. Groot Roessink: “Mensen doen graag een klus, en willen ook verantwoordelijkheid dragen, maar de stap om in het bestuur zitting te nemen is groot. Daarom hebben we in ons plan ‘ASV 2020’ besloten het bestuur kleiner te maken en andere mensen meer bevoegdheden te geven. We vragen nu mensen iets meer te doen dan één klusje, maar ze hoeven niet direct bestuurslid te worden.”
‘Twee penningmeesters’
ASV knipte ook de functie van penningmeester in tweeën op. Er is nu een boekhouder en iemand die zich bezighoudt met het financiële beleid van de vereniging. De verantwoording voor het gehele financiële reilen en zeilen vindt men in Almere te omvangrijk voor een persoon.
Tijdens de totstandkoming van het nieuwe beleidsplan kwam ook naar voren dat er binnen de club behoefte was aan een vertrouwenspersoon en die positie wordt nu door twee personen (een man en een vrouw) ingevuld.
Papier is geduldig
Het bestuur heeft de leden van de vereniging intensief betrokken bij de totstandkoming van ASV 2020 en de bestuursleden luisterdes goed naar wat zij wilden. “We zijn op weg naar een nieuwe cultuur. Er vinden nog steeds veel veranderingen binnen en rondom de club plaats en daar moeten we goed op inspelen.”
Er is de afgelopen twee jaar door veel mensen hard aan het nieuwe beleidsplan gewerkt en gedurende die periode zijn de plannen ook voorgelegd aan de leden tijdens de Algemene Ledenvergadering. “Het voordeel van een goed beleidsplan is dat als er zich dingen voordoen waar je als club op moet reageren, je een weloverwogen besluit kunt maken. Je kunt jezelf afvragen: welke beslissing draagt bij aan de doelen die we hebben gesteld? Je hebt dankzij een beleidsplan een referentiepunt en je kunt verstandige beslissingen nemen.”
Volgens Groot Roessink is het nog te vroeg om al conclusies te trekken, maar hij heeft goede hoop dat de nieuwe manier van werken aanslaat binnen de vereniging. “Papier is geduldig, zeggen ze. Wij denken dat dit beleidsplan past bij deze tijd en bij onze club. De toekomst zal het uitwijzen.”
Wil je meer weten over besturen? Kijk dan in het Kenniscentrum bij het thema besturen.
Heb je gevonden wat je zocht?