Evenementen gebruiken als bindmiddel

Vrijwilligers, clubs hebben het er vaak over. Want vrijwel alle clubs hebben meer werkzaamheden voor vrijwilligers als dat ze aanbod aan vrijwilligers hebben. Dat geldt zeker voor alle vaste klussen, maar ook bij het organiseren van evenementen is de vraag om ondersteuning bij het evenement groot. Dat kun je ook positief inzetten, wat het voorbeeld van IJssportvereniging Alblasserwaard (IJA) laat zien.

Ellen Remmelink is secretaris van IJA en geeft toe dat ook bij die club het vinden van vrijwilligers voor bestuurs- en commissiefuncties niet eenvoudig is. Maar bij het EK Shorttrack, dat afgelopen januari op hún ijsbaan in Dordrecht georganiseerd werd, waren er ruim 70 vrijwilligers van de partij! Remmelink vertelt: “Natuurlijk, als je bij zo’n mooi evenement mee mag helpen, dan is het uiteraard super. Het is de sport waar onze leden zo van houden, dus dan is het prachtig om dat van zó dichtbij mee te maken. Je merkt ook dat ze dat fantastisch vinden, om daaraan mee te mogen werken.”

Ervaring

De club heeft inmiddels al een behoorlijke ervaring opgedaan met het evenement. Remmelink: “We hebben drie mannen binnen de club, die er heel veel tijd in stoppen en de kar trekken. Zij hebben regelmatig overleg met de KNSB, ISU, gemeente, TIG  Sport en alle bij het evenement betrokken partijen en hebben in de afgelopen jaren ook telkens weer kleine verbeteringen in de organisatie doorgevoerd.”

Wat de vrijwilligers bij het evenement betreft, daar gaat het in eerste instantie om een grote vaste groep mensen uit de eigen club, die elk jaar weer komt helpen. Voor het WK in 2017 en nu voor het EK werd daar ook nog een ‘vrijwilligersbank’ bij ingezet. Remmelink: “Die groep trouwe helpers is goud waard! Zij nemen elk jaar weer een beetje meer ervaring mee, en daar profiteren we allemaal van. Ze raken goed op elkaar ingespeeld en zien wat er eventueel nog verder moet gebeuren.  Met een ‘ongedwongen’ evaluatie tijdens een gezamenlijke borrel direct na afloop van het evenement, vlak voor het opruimen komen niet alleen verhalen los, maar ook verbeterpunten en bijzonderheden. Daaruit nemen we dan alle suggesties mee van wat er misschien nog beter kan.”

Samensmeden

Belonen doet de club de vrijwilligers verder niet. “We krijgen een parkeerkaart en een mooie trui. En verder is het gewoon super om te zien hoe iedereen probeert er samen iets moois van te maken. Heel anders dan in een bedrijf, waar iedereen met zijn eigen taak bezig is. Hier zie je echt hoe het evenement de mensen samensmeedt.”

Zwarte lijst

Het is niet allemaal rooskleurig, geeft Remmelink toe. “Dit jaar hebben we helaas ook voor het eerst een ‘zwarte lijst’ ingevoerd, met daarop de namen van de vrijwilligers, die wel hun accreditatie hebben opgehaald, maar die we daarna niet meer gezien hebben op de post waarop ze waren ingedeeld. Dit waren overigens geen vrijwilligers vanuit de eigen vereniging. En hebben we ook nog nooit eerde meegemaakt! Maar bizar, toch?”