Secretaris

Aan de slag als secretaris? De KNSB helpt je graag op weg!

Als secretaris ben je een belangrijke spil binnen de vereniging en bestuur. Om je zo goed mogelijk op weg te helpen, zetten we informatie op een rij die je kan helpen in de functie van secretaris.

Lidmaatschap
De vereniging heeft een lidmaatschap bij de KNSB. Naast het basislidmaatschap kan het lidmaatschap zijn uitgebreid met een extra module. Meer informatie over de inhoud van het lidmaatschap en de mogelijkheden daarin, is te vinden op: https://knsb.nl/diensten-voor-verenigingen/lidmaatschap/verenigingslidmaatschap/.

Communicatie vanuit de KNSB
Hoewel de taken van de secretaris veel inhoudelijker en belangrijker zijn geworden, beschouwt de KNSB de secretaris wel als hét bestuurslid dat belangrijke lidmaatschapsinformatie namens de vereniging ontvangt en intern verder verspreidt.

De KNSB verspreidt veel van de informatie voor verenigingen en bestuurders via de KANS nieuwsbrief. De nieuwsbrief wordt standaard verstuurd naar de voorzitter, secretaris en penningmeester. Overige bestuursleden of geïnteresseerde vrijwilligers kunnen zich abonneren.
Deze nieuwsbrief verschijnt periodiek en bevat:

• Specifieke informatie voor verenigingen
• Algemeen KNSB nieuws
• Updates over het KNSB Kenniscentrum

Slechts in uitzonderlijke gevallen wordt er nog briefpost verstuurd. Het is van belang dat alle bestuurders (met name voorzitter, secretaris en penningmeester) met een correct emailadres geregistreerd staan. Het is mogelijk om voor bestuurders in Mijn KNSB een tweede functioneel emailadres (bv. [email protected]) te registeren. Je ontvangt daar dan de berichten van de KNSB op voor zover dit de verenigingsaangelegenheden betreft.

MijnKNSB
In MijnKNSB kan je als bestuurder verenigingsgegevens wijzigen en bijhouden. Ook wordt daar de ledenregistratie bijgehouden.

• Als secretaris heb je toegang tot de onderdelen ‘Onze vereniging’ en ‘Onze leden’. In ‘Onze Vereniging’ wordt het profiel en gerelateerde informatie over de vereniging bijgehouden. Ook informatie die terug te vinden is op schaatsen.nl. In ‘Onze leden’ moet de vereniging de registratie van alle actieve sporters en het actief kader bijhouden. Let op: leden die niet geregistreerd staan als actief lid zijn niet aanvullend verzekerd voor ongevallen.
• De secretaris, penningmeester en ledenadministrateur hebben toegang tot het onderdeel ‘Onze leden’. De KNSB wil de toegang tot de ledenadminstratie zo zuiver mogelijk op functie beheren.
• De voorzitter, secretaris en penningmeester hebben toegang tot het onderdeel ‘Onze vereniging’. Hier wordt het profiel van de vereniging én jullie activiteiten bijgehouden, kun je specifiek aangeven wat voor accommodatie de vereniging heeft of beheert. En staat vermeld welke lidmaatschapsinformatie er voor jullie vereniging vastgelegd is.
• De Mijn KNSB omgeving is te bereiken via http://mijn.knsb.nl. De inlog krijg je bij de eerste registratie door de vereniging automatisch toegestuurd.

KNSB.nl
Op www.knsb.nl/diensten-voor-verenigingen staat alle relevante informatie voor verenigingen. Van belangrijke informatie over het KNSB lidmaatschap, alles over wedstrijdlicenties, opleidingen en nog veel meer.
Voor informatie over verenigingsondersteuning en veel verenigingsonderwerpen zoals besturen, ledenwerving, vrijwilligersbeleid etc. kun je terecht op www.knsb.nl/kenniscentrum. In het kenniscentrum staan zowel inhoudelijke artikelen van experts als praktijkvoorbeelden van verenigingen.

Taken secretaris
Traditioneel wordt een secretaris gelinkt aan notulen en de post. Die tijden zijn wel veranderd. Notulen zijn vervangen door actie- en besluitenlijstjes en ieder bestuurslid of commissie ontvangt gericht zijn eigen relevante informatie. De taken van de secretaris zijn veel belangrijker en inhoudelijker tegenwoordig.

Naast communicatieve taken zijn ook vaak diverse administratieve of juridische verantwoordelijkheden bij de secretaris ondergebracht. Denk aan registratie bij de KvK, de verzekeringen die de vereniging heeft lopen maar ook het bijhouden van ontwikkelingen in wet- en regelgeving zijn belangrijke taken. Op het KNSB Kenniscentrum kun je hiervoor onder andere terecht bij het thema Administratief & Juridisch.

Contactgegevens:

Heb je vragen over het lidmaatschap van de vereniging, opleidingen of een andere vereniging gerelateerde vraag?
Dan kun je contact opnemen met de KNSB via [email protected] of via 088-4892000 (Maandag t/m donderdag 10.00 – 16.00 uur – Vrijdag 10.00 – 15.00 uur)

Bekijk ook de infopagina voor de voorzitter en de penningmeester.