Crisis communicatie

Communiceren over positief nieuws of over goede ontwikkelingen binnen de vereniging is vanzelf sprekend. Maar communiceren over negatieve ontwikkelingen is wat verenigingen minder makkelijk doen. Als vereniging moet je gaan communiceren over iets waar je het helemaal niet over wilt hebben. Hoe ga je als vereniging om met communicatie bij een crisis? Hieronder diverse tips die de vereniging kan helpen om goed voorbereidt te zijn op een crisissituatie, maar ook wat te doen tijdens een crisis.

          Vooraf

1. Verminder de risico’s
   Analyseer binnen de vereniging waar  mogelijke risico’s op een crisis kunnen zijn. Door het instellen van preventieve maatregelen kan een crisis worden voorkomen en bepaald worden hoe je handelt als het toch misgaat.
2. Woordvoerder van de vereniging
   Bepaal vooraf wie de woordvoerder van de vereniging is, in het geval van een crisissituatie. Als de crisis er is, dan kan gelijk naar de juiste persoon worden verwezen. De woordvoerder is vooraf voorbereid en kan de media en andere belanghebbenden goed te woord staan.
3. Draaiboek
   Maak als bestuur vooraf een draaiboek, wat te doen bij een crisissituatie. Benoem hierin onder meer de taken en wie deze gaat uitvoeren. Zorg daarnaast voor een up to date lijst van de media, leden en andere stakeholders. Deze groepen wil je snel kunnen bereiken als de club in een crisis verkeerd.

   Tijdens de crisis

4. Onderneem direct actie
   Het goed oplossen van een crisissituatie begint direct zodra het incident is begonnen. Als vereniging heb je de taak om gelijk actie te ondernemen. Start met een eerste overleg met de personen die het crisisteam vormen. In dit overleg bepaal je ook gelijk de eerst volgende acties. Onder meer het informeren van de leden en media.
5. De boodschap
   Met de huidige (sociale) media kan een incident zich razendsnel verspreiden. Het is wachten tot de eerste vragen gesteld gaan worden. Zorg ervoor dat je als crisisteam/woordvoerder een duidelijke boodschap hebt. Media zullen begrijpen dat nog niet alle details beschikbaar zijn. Maar laat weten dat je als vereniging er druk mee bezig bent. Benoem tevens in de korte boodschap wanneer de vereniging met een nieuwe update komt. Op deze manier wordt er voor een groot deel voorzien in de behoefte van de betrokken en kan de club verder werken aan een zo goed mogelijke oplossing.
6. Communiceer eerst intern
   Zorg ervoor dat als eerste de achterban van de vereniging op de hoogte wordt gebracht. Informeer de leden, maar ook belangrijke externe relaties zoals de gemeente, sponsoren en samenwerkingspartners. Het informeren hiervan kan via de eigen kanalen van de club, onder meer via een informatiebijeenkomst, nieuwsbrief, e-mail, telefoongesprek. Maar ook via de website van de vereniging. Hou er rekening mee dat externe ook deze informatie in handen kunnen krijgen. Stem de inhoud van je boodschap hier goed op af.
7. Monitoren en anticiperen
   Bij een crisis is de vereniging onderwerp van gesprek op (sociale) media. Zorg ervoor dat de nieuwsberichten nauwlettend in de gaten gehouden worden. Dat je als vereniging tijdig en regelmatig een update verstuurd. Reageer ook als er foutieve berichten in de media verschijnen en hou rekening met de sentimenten die onder de achterban / publiek kunnen leven.

   Na de crisis

8. Nazorg
   De storm is weer gaan liggen en de vereniging komt in rustiger vaarwater. Dit betekent nog niet dat de crisis voorbij is. Blijf als vereniging goed communiceren naar de leden en achterban. Dit kan wel minder frequent. Afhankelijk van de grootte van de crisis kan dit nog maanden lang van invloed zijn op de vereniging. Ga hier als vereniging zorgvuldig mee om.