Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Op deze pagina verzamelen wij alle relevante informatie over AVG om verenigingen zo goed mogelijk te informeren over de stappen die de vereniging dient te doorlopen.

Update April 2018: Toegevoegd: Alinea “Workshops & Webinar AVG”
Update April 2018: Toegevoegd: Alinea “Veel gestelde vragen en voorbeeld documenten” specifiek voor verenigingen.
Update Mei 2018: Toegevoegd: Deel 2 veel gestelde vragen in de Alinea “Veel gestelde vragen en voorbeeld documenten”.
Update Oktober 2018: Toegevoegd: AVG onderzoek onder verenigingen, onder de alinea ‘Praktijkvoorbeelden en aanvullende artikelen’
Update Maart 2019: Vouchercode tot 25 juni 2019 geldig. 

Nieuwe privacywetgeving geldt ook voor verenigingen
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. Sportverenigingen krijgen ook te maken met deze nieuwe privacywetgeving. Want sportverenigingen hebben net als heel veel andere organisaties te maken met het verwerken van persoonsgegevens.

Informatie KNSB-verenigingen
Met de nieuwe privacy wetgeving moeten de administratieve handelingen ten aanzien van privacy anders worden geregeld. Denk hierbij aan persoonsgegevens van jouw leden, hoe ga je hiermee om? En hoe openbaar zijn deze gegevens? Maar ook, verspreid je bewust/onbewust ledengegevens aan derden? Wat mag er wel en niet met de nieuwe wetgeving?

Gratis AVG-tool
Om verenigingen zo goed mogelijk te ondersteunen bij het doorvoeren van de nieuwe wet- en regelgeving biedt de KNSB een gratis AVG-tool aan. De AVG-tool is een stappenplan dat is ontwikkeld door Stichting AVG. Dit stappenplan neemt je mee in de acties die je dient te ondernemen op het vlak van bijvoorbeeld ICT, interne procedures en contracten. Het stappenplan AVG voor sportclubs is een hulpmiddel om te voldoen aan de AVG. Met het doorlopen en invulling van deze tool ontwikkel je een privacy protocol voor jullie vereniging.

Inloggegevens AVG-Tool
Alle aangesloten KNSB-verenigingen hebben op vrijdag 9 maart 2018 een vouchercode toegestuurd gekregen voor de AVG-tool (www.avg-programma.nl) De vouchercode is per e-mail aan de secretaris van de vereniging verstrekt.

Vouchercode: De vouchercode en daarmee toegang tot het online stappenplan van AVG voor verenigingen is voor verenigingen met een geactiveerde voucher tot 25 juni 2019 toegankelijk.

Let op: Na het doorlopen van het stappenplan kan je een AVG-verklaring aanvragen bij Stichting AVG. Dit is een zelf-verklaring. Je verklaart hiermee zelf dat jouw vereniging het stappenplan heeft doorlopen en acties heeft ondernomen. Stichting AVG bekijkt alleen of het stappenplan is ingevuld. Zij doet geen inhoudelijk onderzoek of de stappen juist zijn gevolgd. Jouw vereniging is en blijft zelf verantwoordelijk om te (blijven) voldoen aan de AVG.

Praktijkvoorbeelden en aanvullende artikelen

• Artikel: alles over AVG
• Artikel maart 2019: AVG helpdesk nog meer veel gestelde vragen en antwoorden

Informatie en voorbeeld documenten
In de afgelopen periode zijn diverse vragen binnengekomen over AVG en sportverenigingen. dit geldt ook voor andere sportbonden en NOC*NSF. De meest voorkomende vragen zijn te vinden op www.avghelpdesksport.nl. Enkele voorbeelddocumenten die verenigingen kunnen gebruiken staan hieronder. Dit zijn modeldocumenten die in samenwerking met DAS zijn opgesteld.

Deze documenten bieden richtlijnen om belangrijke zaken goed vast te leggen. Als vereniging ben je vrij om de documenten aan te passen naar de eigen situatie. Aan de modelcontracten en de veel gestelde vragen kunnen dan ook geen rechten worden ontleend. Heb je aanvullende vragen die je aan deskundige wilt voorleggen? Dan zijn er de volgende mogelijkheden:

• Maak tot 25 juni 2019 gratis gebruik van de AVG-tool.
• Na 25 juni is het mogelijk voor verenigingen om het online stappenplan, incl. juridische helpdesk bij Stichting AVG voor verenigingen af te nemen à 60 euro per jaar.
• Zelf aan de slag? op onder meer www.avghelpdesksport.nl is veel informatie te vinden.
• Zelf aan de slag? Online zijn er naast Stichting AVG andere programma’s beschikbaar waar organisaties mee aan de slag kunnen. Waar mogelijk is er onder de leden/vrijwilligers een privacy jurist die jullie hierbij kan helpen.

Aanvullende informatie – nieuwsbrieven
NOC*NSF heeft in samenwerking met juristen van CMS een aantal nieuwsbrieven opgesteld, die verenigingen helpen bij het goed implementeren van de privacywetgeving, maar ook voor aanvullende informatie zorgen:

• Nieuwsbrief 1: Privacy: wat is dat?
• Nieuwsbrief 2: Op weg naar overzicht.
• Nieuwsbrief 3: Informatiebeveiliging
• Nieuwsbrief 4: De privacyverklaring en het vragen van toestemming
• Nieuwsbrief 5: Marketing en online publicaties

Geen verwerkersovereenkomst nodig tussen vereniging en KNSB
De meeste gestelde vraag is: “Moet er een verwerkersovereenkomst afgesloten worden tussen de verenigingen en KNSB?” Een complexe vraag die aan DAS juristen is voorgelegd. Hier is uitgekomen dat er geen verwerkersovereenkomst tussen vereniging en KNSB afgesloten dient te worden. Sporters zijn lid van de vereniging én lid van de bond, dan zijn vereniging en sportbond beide verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Beiden moeten dan een eigen grondslag hebben voor verwerkingen die zij doen. Vaak uitvoering van de overeenkomst of Gerechtvaardigd belang. In deze situatie is geen verwerkersovereenkomst tussen vereniging en bond vereist.

Neem de nieuwe AVG-wet serieus
Zorg ervoor dat je als organisatie aan alle voorwaarden voldoet. Door de nieuwe wetgeving is de controle groter, strenger en de boetes bij verkeerd gebruik van de gegevens torenhoog.
Ook de KNSB moet voor 25 mei 2018 voldoen aan de nieuwe AVG regelwetgeving. Alle processen van de KNSB met daarin onder meer verwerking van persoonsgegevens dienen gecontroleerd te worden en te voldoen aan de AVG. Als er veranderingen zijn die invloed hebben op de verenigingen, dan worden de verenigingen daarover geïnformeerd.

Vragen
Heb je vragen over de nieuwe wetgeving, neem dan contact op met Martijn Hagens – [email protected]. Daarnaast houden wij jullie op deze pagina op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Maar ook vanuit sport.nl/voorclubs is er veel aandacht voor de nieuwe AVG-wet.