Aan de slag met automatische incasso

Aan het begin van het nieuwe seizoen worden de contributies bij de leden geïnd. Elk jaar weer veel werk voor de penningmeester. Zowel in de voorbereiding als het verwerken van betaalde en niet-betaalde contributies. Er zijn diverse vormen van contributie inning, o.a. contante betaling, acceptgiro, iDEAL, overmaken en automatische incasso. In dit artikel is de aandacht gevestigd op het innen van contributie via automatische incasso.

Waarom automatische incasso

Het automatisch incasseren van contributie geeft de penningmeester meer grip op de inkomsten en is daarna minder tijdrovend in vergelijking met andere betalingsmogelijkheden. Als penningmeester hoef je niet te wachten totdat leden in actie komen om de contributie te betalen. De betaling gebeurt automatisch op een door de penningmeester vastgestelde datum.

Afhankelijk van het boekhoudprogramma is het mogelijk om de boekhouding en automatische incasso aan elkaar te koppelen. Betalingen, maar ook storneringen worden automatisch verwerkt en zijn direct inzichtelijk voor de penningmeester.

Wat moet je doen om met automatische incasso aan de slag te gaan?

• Leden dienen eenmalig een machtiging af te geven dat de vereniging het contributiebedrag automatisch mag incasseren. Het opstellen, uitdelen en verwerken van deze machtigingen onder de huidige leden is eenmalig veel werk. Bij eventuele nieuwe leden kan de machtiging in het aanmeldingsformulier opgenomen worden.
• De penningmeester dient na te gaan of de vereniging een incassocontract heeft bij de bank.

Verwerken van betalingen

Maak als penningmeester een werkdocument met daarin de stappen die doorlopen dienen te worden voor het verwerken van de automatische incasso. In een ideale situatie zullen alle leden betalen en dient de penningmeester alleen deze te verwerken.

In de praktijk komen echter ook storneringen voor. Een stornering is het terugdraaien van de automatische incasso door de ontvanger. Dit ontstaat als het lid niet voldoende saldo heeft, het incasserende rekeningnummer is geblokkeerd of het lid heeft de automatische incasso zelf teruggedraaid. Als penningmeester moeten deze storneringen verwerkt worden en de contributie inning opnieuw aan het lid aangeboden worden. Deze stappen en de eventuele maatregelen dienen van te voren bekend te zijn. Zo ook bij de leden voor wat betreft het niet betalen van de contributie en de gevolgen daarvan. Wees vooraf altijd duidelijk over de betalingsvoorwaarden.

Tips

Aan de slag met automatische incasso? Hieronder volgen enkele tips die de penningmeester op weg kunnen helpen:

• Informeer de leden tijdig dat er gewerkt gaat worden met automatische incasso. Maar ook wanneer de automatische incasso wordt uitgevoerd.
• Bied leden een voordeel als ze gelijk overstappen naar automatische incasso. Bijvoorbeeld een eenmalige korting op het lidmaatschap. Of een presentje namens de vereniging.
• Het overstappen naar automatische incasso zal geleidelijk dienen te verlopen. Vanuit de leden zullen er redenen komen waarom leden niet met automatische incasso willen betalen. Sta als penningmeester open om eventuele betalingsregelingen op maat te maken. Voor leden die zwaarwegende redenen hebben.

Praktijkvoorbeeld

Diverse schaats- en ijsverenigingen maken al gebruik van automatische incasso en digitaal verwerken van betalingen. Een praktijkvoorbeeld hiervan is van IJsvereniging Witten. Deze ijsvereniging is zeer tevreden over het digitaliseren van de automatische incasso. De twee grootste voordelen voor deze ijsvereniging waren:

• Tijdswinst voor de ijsvereniging bij incasseren van de contributiegelden.
• Door dat de penningmeester niet meer langs de deuren hoefden om contributie te innen, werden er minder lidmaatschappen opgezegd.
  Benieuwd naar het volledige verhaal: https://knsb.nl/cases/automatisering-helpt-contributie-inning-ijsclub/

Aan de slag

Wilt u aan de slag met digitaliseren van de contributie inning? Er zijn diverse aanbieders die hiervoor software leveren. Hieronder enkele voorbeelden:

• All United – www.allunited.nl
• Clubcollect – www.clubcollect.com
• Sportlink Club – www.sportlink.nl
• Davilex – www.davilex.nl

Meer informatie over aan de slag met automatische incasso?

• Op de website www.nlpenningmeester.nl staan diverse tips voor de penningmeester.
• Specifieke vragen voor uw vereniging? Neem dan contact met de KNSB op via [email protected]