Tips en trucs voor een goed bezochte algemene ledenvergadering

De algemene ledenvergadering is een jaarlijks terugkerend evenement op de kalender van vrijwel alle sportverenigingen. In de praktijk blijkt het vaak lastig veel mensen naar de bijeenkomst te krijgen. Hoe zorg je ervoor dat de ALV goed bezocht wordt? We geven elf tips en trucs.

1. Laat je leden de agenda (mee)bepalen. Betrek de leden van je vereniging echt bij de ALV. Doe een oproep op de clubsite, op sociale media en via de mail en in het clubblad waarin je de leden vraagt onderwerpen voor de ALV aan te dragen. Zo kom je er achter wat er leeft binnen de club, zorg je voor een nuttige en zinvolle agenda én vergroot je de betrokkenheid van je leden.
2. Verstuur ludieke uitnodigingen. Breng de ALV niet alleen onder de aandacht via de clubsite, sociale media, clubblad of lokale krant, maar trek ook op een andere manier aandacht. Je kunt bijvoorbeeld de ouders van jeugdleden bellen en hen attenderen op de bijeenkomst.
3. Nodig een externe spreker uit. Een buitenstaander, zoals een topsporter die vroeger lid was of een trainer, kan voor een verfrissende blik en nieuwe invalshoeken zorgen. Bovendien kan het mensen die twijfelen of ze komen een duwtje in de rug geven.
4. Organiseer een andere activiteit. Leden zullen eerder geneigd zijn naar de ALV te komen als er ook iets anders georganiseerd is. Denk bijvoorbeeld aan een vrijwilligersavond of een barbecue.
5. Koppel een sportieve activiteit aan de ALV. Ga eerst met alle leden schaatsen of skeeleren en koppel bijvoorbeeld een inzamelingsactie voor het goede doel aan die activiteit. Zo zorg je ervoor dat er veel mensen op de been zijn en zij met een goed gevoel aan de vergadering beginnen.
6. Organiseer de ALV in een andere omgeving. Het clubhuis of de kantine is bekend terrein voor de leden. Trek de aandacht en plan de ALV eens in een café in de buurt.
7. Betrek ook lokale ondernemers. Regel met behulp van lokale ondernemers een veiling of loting op dezelfde avond als de ALV. Met een aantal mooie prijzen is de opkomst waarschijnlijk hoger én je kunt de ALV ook via de plaatselijke supermarkt, sportwinkel of bank promoten.
8. Zorg gedurende het jaar voor betrokkenheid. Hoe meer je de leden betrekt bij alles wat er binnen de vereniging gaande is, hoe groter de kans dat de opkomst bij de ALV hoog is.
9. Vergader kort en functioneel. Maak van het tweede deel van de ALV een mooie brainstorm over de toekomst (kansen!) van de vereniging of het activiteitenplan van volgend jaar. Vaak komen hier leuke ideeën uit en zijn er ook direct wat leden die zich aanbieden om er mee aan de slag te gaan.
10. Gebruik de ALV om leden in het zonnetje te zetten. Huldig bijvoorbeeld de kampioenen of benoem iemand tot erelid of lid van verdienste.
11. Laat commissies hun verslag en vooral hun nieuwe plannen presenteren. Maak de vergadering interactief.

Headerfoto: Flickr (cc 2.0) Owen Moore