Inline-skaten Kunstrijden Langebaan / kortebaan Marathon Schoonrijden Shorttrack Toerschaatsen

KNSB.nl » Praktijkcases » Praktijkvoorbeelden Besturen

Synergie dankzij meedenken over beleidsplan

Een beleidsplan is over het algemeen niet iets wat elk lid van een sportvereniging tot zich neemt. Toch is het maken van zo’n plan enorm belangrijk voor elke club. Bij Schaats- en Skeelervereniging Oudewater besloten ze de leden nauw te betrekken bij de totstandkoming van het beleidsplan en dat heeft zijn vruchten afgeworpen, volgens voorzitter Tom Streng. “Ons beleid wordt nu breed gedragen binnen de vereniging omdat er zoveel mensen aan hebben meegewerkt.”

Toen Tom Streng in 2006 aantrad als voorzitter van SVO waren er veel ontwikkelingen gaande binnen de vereniging. “Er gebeurde destijds heel veel binnen de vereniging. Er werd onder meer een skeelerbaan aangelegd en daar ging veel aandacht naar uit. Doordat we een eigen baan kregen en met het inline-skaten een nieuwe sport bij de vereniging kregen, was een beleidsplan erg belangrijk om structuur te geven aan de organisatie van de verenging. We hebben toen een eerste beleidsplan geschreven, waar de leden zijdelings bij betrokken waren. Iedereen zat toen in een flow van succes en de leden waren ook enthousiast over de nieuwe ontwikkelingen.”

Kernwaarden rode draad

Na vier jaar was het tijd voor een nieuw beleidsplan en het bestuur besloot het oor nog meer te luister te leggen bij de leden. “We hebben destijds een commissie gevormd, bestaande uit twee bestuursleden en twee leden van onze vereniging die verder geen rol bekleedden bij SVO”, legt Streng uit.

“Samen hebben we een aantal thema’s geformuleerd en interviews afgenomen met meerdere kleine groepjes. Die groepen bestonden uit zes tot acht personen en waren samengesteld uit leden van onze vereniging. We hebben ervoor gezorgd dat we vertegenwoordigers uit iedere groep binnen de vereniging hadden, zoals bijvoorbeeld wedstrijdschaatsers, recreatieve schaatsers en skeeleraars. We benaderden iedereen persoonlijk en dat is enorm belangrijk. Iedereen reageerde namelijk enthousiast en was bereid te helpen.”

De uitkomsten uit de interviews met de leden werden gebundeld en geanalyseerd. Volgens Streng kwam er heel veel nuttige informatie uit die gesprekken. “De sterke en zwakke punten en kansen en bedreigingen voor de vereniging kwamen naar voren. Dat was erg waardevolle informatie.”

Daarnaast stelde de vereniging enkele kernwaarden op, aan de hand van de input van ongeveer dertig leden. Zij konden vijf thema’s kiezen uit een lange lijst met kernwaarden. Uiteindelijk werden er zes kernwaarden bepaald: plezier, samenwerking, laagdrempelig, communicatie, ontwikkeling en continuïteit. Deze kernwaarden lopen nu als een rode draad door SVO. Bij het werven van vrijwilligers en het aanstellen van trainers wordt altijd gekeken of de persoon zich kan vinden in de kernwaarden en of diegene daarbij past. “De kernwaarden zijn heel belangrijk voor ons. Zelfs essentieel”, zegt Streng daarover.

Neuzen zelfde kant op

Om iedereen binnen de vereniging bewust te maken van die kernwaarden werd het beleidsplan kort en bondig samengevat. Streng: “Er is vrijwel geen enkel lid geïnteresseerd in een dik beleidsplan. Maar we wilden de leden wél bereiken, dus hebben zij allemaal twee mooi vormgegeven pagina’s gekregen met daarin een samenvatting van ons beleidsplan.”

De kern van de boodschap van Streng is dat het betrekken van je leden bij beleid maken enorm belangrijk is. “Ons beleid wordt nu breed gedragen binnen de vereniging omdat er zoveel mensen aan hebben meegewerkt. Alle neuzen staan weer dezelfde kant op. Bovendien wisten wij precies aan welke punten we moesten werken. Zo was er in de Technische Commissie wat ruis tussen de schaats- en inline skatetrainers. Door ons beleidsplan en de kernwaarden vast te stellen, verloopt die samenwerking een stuk soepeler en zijn het zomer- en winterprogramma veel beter op elkaar afgestemd. Bovendien is één van de vier mensen met wie we zijn begonnen het nieuwe beleidsplan te maken, nu voorzitter van de Technische Commissie. En dat terwijl hij een paar jaar geleden nog niets deed binnen de vereniging. Dat is toch mooi!”

Wil je meer weten over besturen? Kijk dan in het Kenniscentrum bij het thema besturen.

Heb je gevonden wat je zocht?