Inline-skaten Kunstrijden Langebaan / kortebaan Marathon Schoonrijden Shorttrack Schaatsen op natuurijs
‹ terug

Nieuwe Privacywetgeving (AVG)

Op deze pagina verzamelen wij alle relevante informatie over AVG om verenigingen zo goed mogelijk te informeren over de stappen die de vereniging dient te doorlopen.

Update April 2018: Toegevoegd: Alinea “Workshops & Webinar AVG”
Update April 2018: Toegevoegd: Alinea “Veel gestelde vragen en voorbeeld documenten” specifiek voor verenigingen.
Update Mei 2018: Toegevoegd: Deel 2 veel gestelde vragen in de Alinea “Veel gestelde vragen en voorbeeld documenten”.

Nieuwe privacywetgeving geldt ook voor verenigingen
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. Sportverenigingen krijgen ook te maken met deze nieuwe privacywetgeving. Want sportverenigingen hebben net als heel veel andere organisaties te maken met het verwerken van persoonsgegevens.

Informatie KNSB-verenigingen
Met de nieuwe privacy wetgeving moeten de administratieve handelingen ten aanzien van privacy anders worden geregeld. Denk hierbij aan persoonsgegevens van jouw leden, hoe ga je hiermee om? En hoe openbaar zijn deze gegevens? Maar ook, verspreid je bewust/onbewust ledengegevens aan derden? Wat mag er wel en niet met de nieuwe wetgeving?

Gratis AVG-tool
Om verenigingen zo goed mogelijk te ondersteunen bij het doorvoeren van de nieuwe wet- en regelgeving biedt de KNSB een gratis AVG-tool aan. De AVG-tool is een stappenplan dat is ontwikkeld door Stichting AVG. Dit stappenplan neemt je mee in de acties die je dient te ondernemen op het vlak van bijvoorbeeld ICT, interne procedures en contracten. Het stappenplan AVG voor sportclubs is een hulpmiddel om te voldoen aan de AVG. Met het doorlopen en invulling van deze tool ontwikkel je een privacy protocol voor jullie vereniging.

Inloggegevens AVG-Tool
Alle aangesloten KNSB-verenigingen hebben op vrijdag 9 maart een vouchercode toegestuurd gekregen voor de AVG-tool (www.avg-programma.nl) De vouchercode is per e-mail aan de secretaris van de vereniging verstrekt.
(de AVG-tool kostte oorspronkelijk 250 euro per vereniging. Door de samenwerking met andere sportbonden en NOC*NSF is dit bedrag teruggebracht tot 7,00 euro. Deze kosten neemt de KNSB voor haar rekening, zodat verenigingen het AVG-programma gratis kunnen gebruiken.)

Let op: Na het doorlopen van het stappenplan kun je een AVG-verklaring aanvragen bij Stichting AVG. Dit is een zelf-verklaring. Je verklaart hiermee zelf dat jouw vereniging het stappenplan heeft doorlopen en acties heeft ondernomen. Stichting AVG bekijkt alleen of het stappenplan is ingevuld. Zij doet geen inhoudelijk onderzoek of de stappen juist zijn gevolgd. Jouw vereniging is en blijft zelf verantwoordelijk om te (blijven) voldoen aan de AVG.

Aanvullende informatie – nieuwsbrieven
NOC*NSF heeft in samenwerking met juristen van CMS een aantal nieuwsbrieven opgesteld, die verenigingen helpen bij het goed implementeren van de privacywetgeving, maar ook voor aanvullende informatie zorgen:

Workshops & Webinar AVG
Naast het stappenplan worden er diverse bijeenkomsten georganiseerd door Team Sportservice, waar sportverenigingen onder begeleiding het stappenplan kunnen volgen. Een overzicht van de bijeenkomsten is hier te vinden.

Naast de genoemde workshops via Team Sportservice zijn er ook veel gemeente die workshops organiseren voor de organisaties in hun gemeente. Mogelijk dat dit ook voor jullie vereniging geldt.

Webinar – De Stichting AVG voor verenigingen heeft onlangs een instructieve webinar gemaakt. Simpel van opzet en in duidelijke taal. Uitleg over achtergronden verplichtingen en doeltreffende oplossingen. De webinar kan hier bekeken worden.

Veel gestelde vragen en voorbeeld documenten
In de afgelopen periode zijn diverse vragen binnengekomen over het AVG en sportverenigingen. dit geldt ook voor andere sportbonden en NOC*NSF. De meest voorkomende vragen zijn gebundeld en beantwoord door juristen van DAS. Dit is gebeurd aan de hand van een lijst veel gestelde vragen, als diverse voorbeeld documenten (bijv. privacyverklaring van de club).  Hieronder zijn de documenten te downloaden:

Document Downloadlink
Veel gestelde vragen AVG voor verenigingen – deel 1 – April 2018 Download hier
Veel gestelde vragen AVG voor verenigingen – deel 2 – Mei 2018 Download hier
Model Verwerkersovereenkomst Download hier
Model Toestemmingsverklaring voor leden Download hier
Model Privacyverklaring van de club Download hier
Model Geheimhoudingsverklaring voor personeel Download hier

Deze documenten bieden richtlijnen om belangrijke zaken goed vast te leggen. Als vereniging ben je vrij om de documenten aan te passen naar de eigen situatie. Aan de modelcontracten en de veel gestelde vragen kunnen dan ook geen rechten worden ontleend. Heb je aanvullende vragen die je aan deskundige wilt voorleggen? Dan kan de Juridische helpdesk van Stichting AVG (onder de ‘help’-knop binnen het stappenplan AVG voor sportverenigingen) uitkomst bieden. Of mogelijk hebben jullie onder de leden/vrijwilligers een privacy jurist die jullie kan helpen.

Geen verwerkersovereenkomst nodig tussen vereniging en KNSB
De meeste gestelde vraag is: “Moet er een verwerkersovereenkomst afgesloten worden tussen de verenigingen en KNSB?” Een complexe vraag die aan DAS juristen is voorgelegd. Hier is uitgekomen dat er geen verwerkersovereenkomst tussen vereniging en KNSB afgesloten dient te worden. Sporters zijn lid van de vereniging én lid van de bond, dan zijn vereniging en sportbond beide verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Beiden moeten dan een eigen grondslag hebben voor verwerkingen die zij doen. Vaak uitvoering van de overeenkomst of Gerechtvaardigd belang. In deze situatie is geen verwerkersovereenkomst tussen vereniging en bond vereist.

Neem de nieuwe AVG-wet serieus
Zorg ervoor dat je als organisatie aan alle voorwaarden voldoet. Door de nieuwe wetgeving is de controle groter, strenger en de boetes bij verkeerd gebruik van de gegevens torenhoog.
Ook de KNSB moet voor 25 mei 2018 voldoen aan de nieuwe AVG regelwetgeving. Alle processen van de KNSB met daarin onder meer verwerking van persoonsgegevens dienen gecontroleerd te worden en te voldoen aan de AVG. Als er veranderingen zijn die invloed hebben op de verenigingen, dan worden de verenigingen daarover geïnformeerd.

Vragen
Heb je vragen over de nieuwe wetgeving, neem dan contact op met Martijn Hagens – m.hagens@knsb.nl. Daarnaast houden wij jullie op deze pagina op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Maar ook vanuit sport.nl/voorclubs is er veel aandacht voor de nieuwe AVG-wet.

Heb je gevonden wat je zocht?