Draaiboeken

Draaiboeken in de vereniging zijn de leidraad voor elke functie of activiteit die georganiseerd wordt in een vereniging, deze geven weer wie welke taken doet en op welke manier dit effectief en efficiënt gedaan kan worden.

Interne draaiboeken

Op het moment dat iemand weg valt of stopt bij de vereniging moeten de taken en verantwoordelijkheden van deze persoon in een draaiboek staan zodat het makkelijk over te nemen is voor een nieuwe vrijwilliger. Draaiboeken komen in alle soorten en maten en kunnen er zeer verschillend uit zien, dit maakt niet uit als maar duidelijk wordt, wie, wat, wanneer, waarom moet doen. Denk bijvoorbeeld aan een draaiboek van een bestuurswisseling. Door inzichtelijk te maken wat de voorzitter of penningmeester allemaal wel of niet in de vereniging doet, is het handig om alle taken op een rijtje te hebben. Daarnaast is het goed om per activiteit een draaiboek te maken, deze kan bijvoorbeeld beheerd worden door iemand uit de desbetreffende commissie.

Externe draaiboeken

Naast de draaiboeken die intern gebruikt worden binnen de vereniging moeten sommige draaiboeken overlegd worden met andere partners omdat het om een evenement gaat waar externen aan deel kunnen nemen. Een voorbeeld hiervan zijn de draaiboeken voor toertochten. Deze draaiboeken moeten door de KNSB goedgekeurd worden. Kijk voor specifieke informatie over deze draaiboeken bij ‘draaiboeken toertochten’.

Intern delen van informatie

Minstens zo belangrijk als het maken van draaiboeken is de manier waarop deze kennis intern en continue gedeeld en beheerd wordt. Het zogenaamd ‘in the cloud’ delen van documenten zorgt dat alle informatie altijd voor iedereen beschikbaar is en dat documenten niet kwijtraken bij wisselingen in het bestuur. Gebruik hier voor een toepassing als dropbox. Veel online pakketten (website, administratie, boekhouding) bieden tegenwoordig ook opslag- en deelmogelijkheden.